Plano de Continuidade dos Negócios: por que o vídeo é essencial?

O plano de continuidade de negócios serve como bússola quando uma crise vira de ponta-cabeça o que antes era considerado como processo normal. Todo bom plano de contingência precisa ser extremamente eficiente. Por isso, lançar mão do uso de vídeos pode ser a receita para que as adaptações ocorram da forma mais suave possível.

Nesses momentos de incerteza gerados pela pandemia de COVID-19, um assunto que não sai da cabeça dos gestores é a preparação para lidar com possíveis adversidades. A melhor maneira de impedir que qualquer tipo de transtorno prejudique seus negócios é estar bem preparado com antecedência. Sendo assim, um robusto plano de continuidade de negócios é essencial para garantir que os colaboradores saibam para onde recorrer e o que fazer se os problemas baterem à porta.

No centro de um plano de continuidade de negócios durável está uma estratégia de comunicação eficaz e, por motivos óbvios, ela deve incluir vídeos. Em momentos de crise, o vídeo oferece a capacidade de se comunicar tanto de forma abrangente quanto no nível das nuances, o que é essencial em situações quando estamos lidando com o desconhecido e o inesperado.

Leia a seguir as dicas da Sprout Video sobre como incorporar vídeos ao seu plano de continuidade de negócios e prepará-lo para as dificuldades que possivelmente irão surgir.

Um plano de continuidade de negócios prepara você para a hora da encrenca, antes de ela chegar. Fonte: GIPHY.

O que é um plano de continuidade de negócios?

O plano de continuidade de negócios é o roteiro da sua empresa para manter a produtividade diante de eventos adversos e fora do controle.

Normalmente, você só recorre a um plano de continuidade quando ocorre algum problema grave – a exemplo da pandemia de COVID-19, que vem revirando do avesso as interações sociais e a forma como as empresas estão se relacionavam com seus públicos.

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É fácil cometer o erro de presumir que você descobrirá a solução quando chegar a hora. No entanto, é muito mais aconselhável ter um plano pronto a ser seguido, para que você não esteja com a guarda baixa quando a crise se impor.

Um plano de continuidade de negócios básico consiste em diretrizes para ajustar os principais processos quando os recursos diários não estão disponíveis.

Por exemplo, um plano sólido deve levar em conta:

• Perda de acesso ao espaço do seu escritório
• Mudança de funcionários para o home office
• Adiamentos, reagendamentos ou realocações de grandes reuniões
• Redesignação de papéis, no caso de o pessoal essencial estar indisponível
• Gerenciamento de interrupções na cadeia de suprimentos
• Riscos relacionados à tecnologia, software e crimes cibernéticos…

… entre outros fatores.

Por que você precisa do vídeo no seu plano de continuidade de negócios?

Além de responder à pergunta básica de “como o trabalho será realizado?”, o plano de continuidade também deve abordar sua estratégia de comunicação para quando as coisas estiverem se complicando.

O vídeo é uma ferramenta essencial tanto para fins internos quanto externos, pois ele representa a cola que pode ajudar a manter a organização unida e as coisas em movimento.

Exposição da liderança

Se você recorreu ao seu plano de continuidade de negócios, certamente está lidando com algum tipo de crise. Em tempos como estes, uma liderança forte é essencial.

Um email sem rosto pode, no máximo, tranquilizar colegas de trabalho ansiosos. Por outro lado, ver um rosto familiar, com o tom certo de voz, pode realmente aumentar o impacto de uma mensagem.

Comunicações internas

Mensagens regulares enviadas por executivos podem ajudar a alinhar as equipes e manter os funcionários focados na missão da sua empresa. Tente definir uma cadência que possa ser mantida, assumindo uma frequência mais densa do que o normal.

Esta é uma oportunidade perfeita para fazer um balanço da situação, oferecer garantias e fornecer atualizações importantes em toda a empresa.

Para garantir que seus vídeos estejam disponíveis apenas para funcionários, os recursos de privacidade de vídeo como logon único, restrição de endereço IP ou a exigência de login dos espectadores são maneiras fáceis de controlar o acesso.

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Mensagens de relações públicas

Lembre-se de que não são apenas seus funcionários que talvez procurem a liderança em você. Isso também pode acontecer com seus clientes e, potencialmente, com o público em geral. Ao mostrar liderança em uma crise, você pode ajudar a garantir que outras pessoas vejam sua marca como confiável.

Os clientes vão querer saber se sua empresa continuará fornecendo bens e serviços daqui para frente. Se você prevê interrupções de qualquer tipo, é melhor ser transparente, pois a maioria dos clientes entende que existem circunstâncias atenuantes em jogo. Além disso, deixar as pessoas se perguntarem por que seus pedidos não foram enviados ou por que suas dúvidas não são respondidas só irá piorar as coisas.

Se sua empresa está tomando medidas especiais para ajudar o público durante a crise, o vídeo é a maneira perfeita de explicar o que você está fazendo e incentivar o compartilhamento generalizado de sua mensagem.

O vídeo ajuda a facilitar a digestão de informações densas, e é mais provável que as pessoas compartilhem conteúdos se tiverem uma reação emocional a eles.

Para alcançar clientes, a incorporação de um vídeo em seu site, blog ou em uma campanha de email é uma ótima maneira de divulgar sua mensagem. Para alcançar o público em geral, compartilhar seu conteúdo nas mídias sociais ou em um comunicado de imprensa também são excelentes opções.

As redes sociais são super eficientes para espalhar a sua mensagem em vídeo. Fonte: GIPHY.

Alcançando os trabalhadores remotos

Hoje em dia, estar fora do escritório não é um motivo para parar de trabalhar. No entanto, existem desafios ao home office que o vídeo é particularmente adequado para resolver.

Recursos de vídeos

Quando não consegue simplesmente ir até a mesa de alguém para obter ajuda com um problema, você precisa de outra forma para se virar.

Criar recursos de vídeo para que os funcionários respondam às perguntas frequentes sobre os principais processos de negócios – especialmente os recém-criados para lidar com as novas circunstâncias – é essencial para ajudar as pessoas a se adaptarem à nova realidade.

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Depois de produzir o conteúdo, crie um centro de recursos incorporando o vídeo na intranet ou contrate um portal de vídeos seguro, a exemplo da plataforma profissional de hospedagem de vídeos da K2., com logon único, proteção por senha e mais ferramentas de privacidade para garantir que apenas os funcionários possam acessar esse conteúdo.

Chats de vídeos e mensagens

Embora Slack, Microsoft Teams e outros aplicativos de mensagens profissionais tenham desbancado significativamente o email, é mais difícil substituir as reuniões presenciais em várias circunstâncias. Os chats por vídeo são essenciais quando você não pode estar no mesmo lugar ao mesmo tempo e precisa discutir algo importante.

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A chave para garantir que as coisas online ocorram sem problemas em uma crise é usar uma ferramenta que já esteja em vigor. A introdução de novas tecnologias enquanto as equipes lidam com circunstâncias extraordinárias pode causar confusão e perda de produtividade.

Não importa qual ferramenta você use, definir uma agenda, evitar interrupções e observar itens importantes são essenciais para manter as conversas por vídeo produtivas.

Às vezes, você nem consegue agendar um bate-papo por vídeo. No entanto, o vídeo ainda pode ser usado para compartilhar mensagens importantes com sua equipe (por exemplo, fornecer feedback usando uma captura de tela em vez de digitá-la pode ser mais eficiente).

Eventos online

Em situações nas quais grandes reuniões não são mais possíveis, cancelar conferências e eventos similares pode ser uma dor de cabeça. Nesses casos, nunca esqueça que o vídeo online oferece alternativas que podem salvar o dia.

Tente obter apresentações gravadas dos participantes para compartilhar ou use webinars ou transmissões ao vivo para mostrar os apresentadores. Talvez você não consiga colocar todos os convidados na câmera, mas ouvir alguns especialistas ainda será valioso para os participantes.

Caso contrário, as dicas acima sobre o aproveitamento dos vídeos para relações públicas devem ser úteis no caso do evento precisar ser atrasado ou cancelado imediatamente.

Resumindo…

Não importa onde você esteja no seu processo de planejamento de recuperação de crises, nunca é tarde para fazer alterações para melhor. Revise (ou crie) seus planos para identificar os pontos em que o vídeo pode ser aproveitado. Em seguida, garanta que as equipes envolvidas estejam cientes da estratégia de comunicação que você implementou e que tenham os recursos necessários para produzir e compartilhar os vídeos pertinentes.

Em momentos difíceis como o atual, estamos aqui para ajudar com qualquer uma das suas dúvidas sobre o uso de vídeos em um plano de continuidade de negócios, independente do porte ou segmento da sua empresa.

Compartilhe conosco a forma como você está encarando as transformações necessárias para o seu negócio. A troca de experiências positivas pode facilitar a vida em tempos tão turbulentos!