Reuniões híbridas: 12 dicas para garantir a produtividade

Aprenda a enxergar suas reuniões híbridas como oportunidades para a realização de encontros envolventes e produtivos, e não como uma limitação para a interação entre os membros da equipe. 

O trabalho agora está em qualquer lugar: em casa, no escritório, aeroportos, cafeterias… a lista de opções vai longe. Para se manter conectado com colegas e clientes, independentemente da localização, você precisa dominar a arte da colaboração híbrida.

O tradicional webinar Building Forward do Zoom recebeu nas edições de 2021 e 2022 o renomado especialista em linguagem corporal e comunicação virtual Mark Bowden, o qual forneceu conselhos sobre como organizar encontros colaborativas entre membros presenciais e remotos.

Aqui estão as 12 dicas sugeridas por Bowden para a realização de reuniões híbridas produtivas.

Reuniões híbridas produtivas em 12 passos

1. Crie conteúdo pequeno

Como um mundo de distrações está sempre na ponta dos dedos dos participantes da reunião a qualquer momento, manter o foco pode ser difícil até mesmo para o apresentador mais experiente.

Mark  Bowden afirmou: “Depois de 15 a 20 minutos, o engajamento cai. Não é porque eles estão entediados ou não gostam de você, é porque o cérebro deles está sempre procurando algo novo. E se você não está dando a eles essa diferença ao longo da reunião, apresentação ou conversa que você está tendo, eles vão procurar em outro lugar.”

Você precisa criar momentos curtos, pedaços de conteúdo que despertem o interesse do seu público. É exatamente por isso que Bowden divide estrategicamente seu conteúdo em partes pequenas.

2. Incentive a participação ativa

Uma coisa é fazer com que as pessoas participem da sua reunião. Já mantê-las engajadas e presentes é um desafio totalmente diferente.

Por isso, crie um ambiente acolhedor e enriqueça seu conteúdo com visuais estimulantes e oportunidades de engajamento persistentes.

Fazer isso vai tirar as pessoas da passividade e inspirá-las a serem participantes ativos da reunião. Como diz Bowden, “o cérebro só precisa de uma mudança significativa” para querer se envolver em uma experiência contínua.

3. Mantenha o tom conversacional

“Uma nova voz, uma nova atitude, um novo rosto e fundo – mesmo que apenas por alguns momentos – ajudam a fazer algo novo e diferente acontecer.”

As reuniões híbridas podem complicar o elemento social que vem com a interação presencial tradicional. Ao transformar uma apresentação em uma conversa, você recupera esse elemento social sem perder a conveniência de um ambiente híbrido.

Tente encontrar um parceiro com quem você possa interagir durante a reunião, abrindo um diálogo que ajude a tornar a experiência informal e confortável.

Se não consegue encontrar outra pessoa para interagir, Bowden sugere que você “mude um pouco o tom, refira-se a algo físico que você possa destacar em seu ambiente” para criar uma sensação de diálogo ou uma nova parte estimulante na conversa.

4. Crie uma conexão através do contato visual

O contato visual é essencial para qualquer conexão, seja física ou virtualmente.

“Se eu fizer contato visual forte e me aproximar de você, e você estiver em um lugar seguro como sua casa, seu cérebro produzirá um neuroquímico chamado dopamina. É o neuroquímico da expectativa positiva e do otimismo”, disse Bowden.

Para facilitar essa sensação, ele recomenda que você mova a câmera até o nível dos olhos, incline-se para frente e faça com que seus gestos apareçam no quadro.

Durante a sessão de perguntas e respostas, um membro da plateia fez uma pergunta importante a Bowden: como você mantém contato visual se estiver fazendo ou lendo anotações?

💡 Seu conselho: abra duas telas separadas em sua área de trabalho, colocando-as lado a lado para que seus olhos permaneçam em uma direção geral.

5. Deixe seu plano de fundo falar sobre quem você é

Muitos de nós continuaremos trabalhando em casa de alguma forma no pós-pandemia. Trate isso como uma oportunidade de construir laços sobre interesses semelhantes, mesmo que virtualmente. “O princípio é deixá-los ver sinais, ícones, elementos que os ajudem a entender o que você valoriza e acha importante”, disse Bowden.

Esteja você usando um plano de fundo virtual ou real, adapte seu ambiente para refletir suas paixões e interesses, mostrando fotos pessoais ou objetos favoritos. Por exemplo, Bowden colocou uma foto de seus filhos em primeiro plano no seu vídeo para mostrar ao público um pouco sobre sua vida pessoal.

Com esses recursos visuais, você permite que os participantes vejam um pouco mais de quem você é sem precisar comunicar verbalmente.

6. Ofereça um áudio claro e confiável

Você não precisa de iluminação ou câmeras profissionais para tornar uma reunião envolvente, mas precisa de áudio de qualidade. Com o som instável, uma reunião imediatamente se torna desinteressante para o público. “As pessoas vão se desinteressar imediatamente se o som estiver ruim”, alertou Bowden.

Um microfone de laptop nem sempre é adequado e confiável. Teste o quão confortável você pode ser ouvido e, se estiver adequado, equipe-se com um microfone e fone de ouvido externos, bem como uma conexão estável à Internet para proteger a qualidade do som.

Além disso, é uma ótima ideia testar seu microfone antes de começar a reunião.

7. Fique à vontade com o silêncio

Pode ser difícil saber quando falar em reuniões híbridas, pois perdemos muitas dicas sutis que existem nas interações face a face. Isso significa que precisamos nos sentir confortáveis com o silêncio.

Ao adotar o silêncio, você cria um espaço seguro para que outras pessoas façam comentários ou perguntas, promovendo um diálogo mais envolvente em geral.

“Não tenha medo do silêncio. Leva tempo para as pessoas calcularem e voltarem com uma resposta.” aconselha Bowden. Ao reservar um tempo para deixar seu público responder, “você pode descobrir o que realmente está acontecendo com as pessoas em todo o planeta em tempo real – e isso é um milagre moderno”.

8. Use seus recursos com sabedoria

Com o trabalho híbrido, é importante “gerenciar riscos versus recursos”, disse Bowden. Um dos nossos maiores recursos é a linguagem corporal, a qual pode ser instintivamente tendenciosa em relação a alguém.

Se você estiver presente fisicamente, cuide para não dar mais destaque às pessoas no mesmo ambiente, em detrimento das que estão remotas. Basta estabelecer um cenário que respeite e envolva quem está no virtual. Uma dica é posicionar lembretes para olhar mais para a câmera.

9. Ajuste os maneirismos e o tom de forma adequada

Adapte seus maneirismos e tom de voz para garantir que nenhum participante fique para trás. Você pode animar suas ações para envolver melhor os participantes remotos, ao mesmo tempo em que acalma seu tom para quando você fala para os colegas presenciais.

Uma maneira simples de fazer qualquer uma das partes se sentir mais envolvida é dizer os seus nomes. Bowden afirma: “Use um nome se puder, porque ele credita essa pessoa e literalmente engaja o seu cérebro”.

10. Verifique os participantes constantemente

Você pode ajudar a regular as reuniões mantendo-se atento a gestos que sugiram sentimentos. Isso incentiva os participantes a expressar suas necessidades e dá a eles espaço para participar.

Você também pode usar a tecnologia a seu favor para continuar verificando os participantes. Dica de Bowden: simplesmente peça às pessoas para colocarem pensamentos e perguntas na conversa.

11. Explore os recursos visuais

O visual é um ingrediente chave para o sucesso de reuniões híbridas. Se uma reunião tiver recursos visuais “todos nos entenderemos muito melhor”, disse Bowden. Embora não possa forçar ninguém a ligar a câmera, você pode lembrá-los de que o ambiente fica mais envolvente e inclusivo se puder contar com recursos visuais.

12. Seja um defensor

Os participantes das reuniões presenciais têm um novo papel em reuniões híbridos: o de defensor.

Como os colegas remotos não estão presentes fisicamente, eles precisam de alguém que atue como seu defensor na sala. “Cuide dessas pessoas de modo intencional”, observa Bowden. Quer você designe um moderador ou estabeleça esse precedente para todos os participantes, seja intencional ao envolver os participantes remotos e defenda-os durante a chamada para que eles se sintam autorizados a falar.

Resumindo: maximize o potencial de suas reuniões híbridas

Encare suas reuniões híbridas não como uma limitação, mas sim como uma oportunidade. Ao trazer as táticas simples de Bowden para sua próxima call, você criará um ambiente que promove a comunicação e a colaboração.

Com essa abordagem envolvente, você pode maximizar o potencial de suas reuniões para construir conexões reais, não importa onde você ou o demais participantes estejam.

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