Estrutura de Evento: Elementos Essenciais Do Físico ao Tecnológico

Pensar na estrutura de um evento é essencial para garantir o seu sucesso, tanto no ambiente online quanto virtual. 

Neste artigo, exploramos os elementos essenciais que compõem a estrutura física e tecnológica de um evento, destacando a importância de cada componente. 

Além disso, refletimos sobre como inúmeras empresas investem pesado na infraestrutura física, mas negligenciam a tecnologia e a comunicação online – um erro que pode levar ao desperdício de um grande potencial. 

Através desta análise, esperamos fornecer insights valiosos para que organizadores de eventos possam equilibrar melhor seus investimentos e garantir uma experiência completa e envolvente para todos os participantes.

Boa leitura!

O que considerar em uma estrutura de evento?

A realização de eventos de médio e grande porte, sejam eles públicos ou privados, envolve uma complexa combinação de elementos físicos e tecnológicos. 

A estrutura adequada é fundamental não apenas para garantir o sucesso do evento em si, mas também para proporcionar uma experiência memorável aos participantes. A falta de atenção a qualquer um desses aspectos pode resultar em problemas logísticos, técnicos e, consequentemente, na insatisfação do público.

Neste artigo, exploraremos detalhadamente os elementos essenciais que compõem a estrutura de um evento. Dividiremos esses elementos em duas categorias principais: físicas/presenciais e tecnológicas/virtuais. 

A categoria física/presencial abrange todos os componentes tangíveis, como palco, sonorização, iluminação e painéis de LED, entre outros. Já a categoria tecnológica envolve as ferramentas e plataformas necessárias para a transmissão, marketing e interação online durante o evento.

Além de listar e descrever esses elementos, vamos refletir sobre um problema recorrente: 

O desconhecimento de muitas empresas sobre a importância da tecnologia e da comunicação online para seus eventos. Frequentemente, há um investimento considerável na estrutura física, sendo que a parte tecnológica/virtual não recebe a mesma atenção. Isso pode levar a oportunidades perdidas de aumentar a expressividade do evento e de oferecer experiências mais memoráveis para o público.

Portanto, este artigo não apenas vai fornecer uma lista dos elementos necessários para a realização de um evento de sucesso, mas também vai incentivar uma reflexão sobre como as empresas podem equilibrar melhor seus investimentos em estrutura física e virtual.

Elementos da estrutura de evento física/presencial

Palco

A importância do design e da localização do palco em um evento não pode ser subestimada. Segundo a Cvent, um palco bem projetado é essencial para definir o tema e a atmosfera do evento, deixando uma impressão duradoura nos participantes. 

A localização estratégica do palco garante que todos os presentes tenham uma boa visão, facilitando a interação e o engajamento com os apresentadores.

Os tipos de palco variam conforme o tipo de evento. Por exemplo, um palco para uma conferência corporativa pode ser simples e funcional, enquanto um evento de gala pode exigir um design mais elaborado com decorações temáticas. 

Assim, considerar o tipo de audiência e o tema do evento é essencial para escolher o design apropriado.

Sonorização

Equipamentos de som são fundamentais para a realização de qualquer evento de médio ou grande porte. Isso inclui microfones, alto-falantes e mesas de som. 

Um bom sistema de som não apenas amplifica a voz dos apresentadores, mas também ajuda a manter a atenção da audiência, criando um ambiente imersivo.

Além disso, é fundamental testar todos os equipamentos antes do evento para evitar problemas técnicos durante as apresentações.

Captação de imagens

A captação de imagens de alta qualidade é vital para documentar o evento e para possíveis transmissões ao vivo. Para isso são necessárias câmeras de alta definição e equipamentos de gravação. 

As câmeras devem ser posicionadas estrategicamente para capturar os melhores ângulos dos palestrantes e do público.

Iluminação

A iluminação cria a atmosfera desejada para o evento. Existem diferentes tipos de iluminação a serem considerados, como cênica, decorativa e funcional. 

Equipamentos modernos de iluminação, com LEDs e sistemas de controle de luz, são recomendados para maior flexibilidade e impacto visual.

Painéis de LED

Os painéis de LED são uma excelente opção para exibições visuais e apresentações. Eles oferecem uma qualidade de imagem superior e são altamente versáteis. 

Estes painéis são particularmente vantajosos em eventos de grande porte devido à sua capacidade de criar visuais impactantes e envolventes.

Credenciais

O uso de credenciais é essencial para o controle de acesso e a segurança do evento. 

Existem diferentes tipos de credenciais para participantes, palestrantes e equipe de apoio. 

Um sistema de credenciamento bem organizado ajuda a manter a ordem e a segurança, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas áreas.

Toldos e banheiros químicos

Para eventos ao ar livre, a instalação de toldos e banheiros químicos é indispensável. Essas estruturas temporárias oferecem conforto e higiene aos participantes – fatores que são essenciais para a experiência do público e, consequentemente, para o sucesso do evento.

Agência de contratação de apresentadores/hosts

A contratação de apresentadores e hosts profissionais pode fazer uma grande diferença na dinâmica do evento. Esses profissionais ajudam a manter o ritmo do evento, engajar o público e garantir que tudo corra dentro do cronograma. 

Uma agência especializada pode fornecer talentos que se alinham perfeitamente com o tema e os objetivos do evento.

Elementos tecnológicos/virtuais da estrutura de evento 

1) Transmissões ao vivo dos eventos

A partir de nossas constantes conversas com produtoras de eventos de todo o Brasil, traçamos o seguinte cenário: 

A transmissão online do evento é feita na plataforma escolhida por seus clientes (sendo a maior parte no YouTube e Instagram, devido à gratuidade). As produtoras, de modo geral, não opinam nessa escolha.

Isso é particularmente evidente em eventos de menor porte, onde tanto os clientes quanto as produtoras já se adaptaram a problemas como o limite de duração e as quedas de transmissões nessas plataformas gratuitas, ocasionadas por questões como direitos autorais ou políticas de uso. 

Com relação a eventos de maior porte, nos chamou a atenção a discrepância entre o volume dos investimentos em equipamentos e estruturas (comumente na casa dos milhões) e a pouca atenção dada à versão virtual do evento, como a contratação de uma plataforma profissional para a transmissão ao vivo ou a criação de uma página (one-page) para centralizar informação e facilitar a vida do público.

Veja a seguir os motivos.

A ideia equivocada de que transmissão ao vivo profissional é só para mega eventos

A primeira distinção que precisamos fazer para desmistificar esse erro é a seguinte: eventos de pequeno porte geralmente optam por transmissões gratuitas no YouTube e no Instagram, e não há nada de errado nisso. A ausência do custo, em muitos casos, é um fator determinante para a sua realização.

O segundo ponto é que, no mercado dos eventos de maior porte, há uma parcela enorme de empresas e marcas que poderiam estar oferecendo uma experiência de transmissão mais rica para o seu público, mas deixam de fazê-lo devido a uma ideia equivocada sobre os custos da contratação de uma plataforma profissional.

Vamos a um exemplo prático:

Muitas empresas acreditam que as únicas opções disponíveis são a contratação de pacotes anuais de streaming de 10TB, que hoje custam mais de R$50 mil. Este é um valor fechado que excede a capacidade de investimento de uma parte considerável desses projetos.

A K2. percebeu que a maioria dessas empresas desconhece a possibilidade da contratação de planos sob medida, orçados individualmente para cada evento a partir de estimativas sobre a duração e o tamanho do público, por exemplo. 

Ou seja, se o seu evento demanda 2TB para a transmissão (e não os inflexíveis 10TB anuais do Vimeo), você tem como contratar com custo muito menor uma plataforma profissional que vai garantir uma experiência diferenciada para o seu público, sem quedas de transmissões e outras vantagens:

• Suporte técnico dedicado em Português

• Maior segurança e proteção dos dados dos participantes

• Análises detalhadas sobre a audiência

• Suporte a transmissões de alta definição

• Ferramentas de interação com o público (como chats ao vivo e enquetes)

• Integração com redes sociais

• Personalização do layout da transmissão, a fim de refletir a identidade visual do evento e da marca. 

Além disso, a capacidade de gravar e disponibilizar o conteúdo sob demanda é uma funcionalidade importante para alcançar um público maior e prolongar o impacto do evento.

2. Criação da one-page do evento

De acordo com a HubSpot, a criação de uma one-page para o evento serve como um cartão de visitas digital que agrega valor à experiência do usuário. 

Esta página personalizada não só apresenta informações essenciais sobre o evento, mas também pode incluir vídeos promocionais, depoimentos e links para redes sociais, aumentando assim o engajamento e a expectativa do público.

Elementos-chave de uma página personalizada e bem projetada

Segundo a Unbounce, os elementos-chave de uma one-page bem projetada incluem…

• design visual atraente

• informações claras e concisas

• formulário de inscrição fácil de usar

• calls-to-action (CTAs) bem definidas. 

A página deve ser otimizada para dispositivos móveis, garantindo acessibilidade e uma experiência de usuário consistente em todas as plataformas.

Estratégias de marketing digital para promover o evento

Segundo a Sprout Social, estratégias de marketing digital eficazes para promover eventos incluem…

• criação de campanhas de mídia social

• uso de anúncios pagos para alcançar um público mais amplo

• envio de e-mails personalizados para listas segmentadas de contatos.

Essas estratégias ajudam a gerar interesse antes do evento, aumentar a visibilidade e atrair mais participantes.

Utilização de redes sociais, e-mail marketing e anúncios pagos

• O uso das redes sociais é essencial para engajar o público e promover o evento em tempo real, chamando o público para acessá-lo na one-page.

• O e-mail marketing, por sua vez, é uma ferramenta poderosa para comunicar detalhes importantes, lembretes e conteúdo exclusivo aos inscritos. 

• Anúncios pagos em plataformas como Google Ads e Meta Ads podem ser direcionados para atingir públicos específicos e aumentar a eficácia das campanhas de marketing.

Reflexões sobre a importância da tecnologia e comunicação online para a estrutura do evento

1. Por que as empresas se preocupam tanto com a estrutura física e negligenciam a tecnologia e comunicação?

Segundo Ricardo Vinhas, CEO da K2., isso pode ser atribuído à falta de conhecimento sobre as vantagens das soluções tecnológicas e uma subestimação do impacto que uma boa estrutura de comunicação online pode ter no sucesso do evento.

2. Por que a estrutura tecnológica/virtual dos eventos é tão banalizada, em comparação com os investimentos na estrutura física?

Muitos organizadores de eventos ainda veem a tecnologia como um aspecto secundário e focam em aspectos relativos aos eventos físicos. Isso leva a uma abordagem desequilibrada, onde a experiência online não recebe a mesma atenção e cuidado. Resultado: oportunidades perdidas de alavancar o efeito dos eventos no ambiente digital, sem falar no desleixo com a experiência do usuário online.

3. Por que as marcas e empresas não criam presenças online de alto nível para a experiência do público em um evento?

Criar um layout online de alto nível, a exemplo de uma one-page própria, pode transformar a percepção do evento e aumentar significativamente o engajamento. 

Um design bem planejado e personalizado não só reforça a identidade da marca, mas também proporciona uma experiência mais imersiva e profissional para os participantes.

E o melhor de tudo: a produção de uma one-page personalizada pode sair muito mais em conta do que você imagina.

Conclusão

A estrutura de evento é um aspecto central que deve ser cuidadosamente planejado e equilibrado entre os elementos físicos e tecnológicos. 

Reafirmamos a importância de investir não apenas em componentes visíveis e tangíveis, como palco, sonorização e iluminação, mas também em soluções tecnológicas que assegurem  presença online e uma comunicação eficaz com o público.

Uma estrutura de evento bem balanceada garante que os participantes tenham uma experiência completa, seja presencialmente ou virtualmente. Ignorar a importância da tecnologia pode levar a menores níveis de satisfação dos participantes, impactando negativamente a percepção do evento.

A K2. oferece soluções para todos os portes de eventos:

▶️ Se você vai realizar um evento de menor porte, transmitido gratuitamente no YouTube ou Instagram, considere o reforço da sua presença online com a criação de uma one-page própria, contendo todas as informações que o seu público precisa para ter a melhor experiência possível.

▶️ Se você vai oferecer um evento de médio/grande porte, onde a experiência do usuário é um elemento central para o sucesso da empreitada, entre em contato para conversarmos sobre um plano personalizado de transmissão por meio da nossa plataforma profissional. Você vai se surpreender com a qualidade dos recursos e com os custos substancialmente inferiores em comparação com os pacotes fechados que você já conhece.

Enfim, reflita sobre a importância de equilibrar investimentos entre a estrutura física e a tecnológica para garantir o sucesso de seus eventos, tanto no âmbito presencial quanto no virtual.

E qualquer que seja o caminho que você escolher, nós podemos te ajudar. 🤝