Benefícios da videoconferência: conheça 7 motivos para usá-la em seu negócio

Um dos principais benefícios da videoconferência é que a sua tecnologia permite que você realize reuniões com várias pessoas localizadas em lugares diferentes, enquanto vê e fala com eles em tempo real. É diferente da chamada de vídeo simples, que normalmente é uma comunicação do tipo one-to-one (um-para-um).

Algum tempo atrás, a videoconferência era um luxo que exigia equipamentos complexos e perícia. Hoje, literalmente, ela pode ser carregada no bolso. Você pode participar ou hospedar sessões de videoconferência em seu smartphone ou outro dispositivo móvel, bem como em um computador com hardware básico e conectividade à Internet adequada.

A videoconferência se tornou mais comum e mais acessível graças ao advento e desenvolvimento do Voice over IP, mais conhecido como VoIP, que aproveita a infra-estrutura de IP subjacente da Internet para possibilitar a comunicação livre ao transportar pacotes de vídeo, voz e outros tipos de dados.

Você precisa estar ciente de que a videoconferência tem um requisito de largura de banda muito maior do que uma simples chamada de vídeo. Uma estimativa típica para uma sessão com vídeo de qualidade decente seria de 1 Mbps para cada participante. Se a qualidade do vídeo em HD for importante, considere isso como o valor mínimo.

>>> Você sabe qual é a velocidade mínima para streaming de vídeo ao vivo?

Cada participante também precisa ter as mesmas condições de conectividade. Caso contrário, corre o risco de perder a maior parte da sessão e também de comprometer toda a experiência coletiva.

A seguir, você verá 7 benefícios do uso da videoconferência, elencados pela Lifewire.

7 benefícios da videoconferência

#1. O fim dos deslocamentos de pessoas

As viagens para encontrar pessoas custam muito dinheiro e tempo. Com a videoconferência, você pode organizar e realizar uma reunião dentro de uma hora, com participantes de lugares remotos em todo o mundo. Eles só precisam ter o equipamento necessário e estarem presentes na frente da tela no momento escolhido. A organização pré-reunião pode ser feita via e-mail ou por mensagens instantâneas.

#2. Conecte seus trabalhadores móveis

Sua força de trabalho pode estar espalhada pela cidade – ou até pelo país – caso eles sejam colaboradores remotos, que se conectam de volta à base por meio de seus dispositivos móveis. Você pode aproveitar essa infraestrutura mobile existente para realizar reuniões de videoconferência com as equipes distantes. Além disso, a natureza visual da videoconferência permite até que você verifique as atividades e o paradeiro de seus colaboradores.

#3. Viabiliza o teletrabalho

A videoconferência também é uma ferramenta essencial para o teletrabalho (fora da empresa, geralmente em casa). Se o seu negócio tiver um cronograma bastante aberto e seus colaboradores ou colegas trabalharem em casa, uma forma de reduzir a falta de instruções e de interação entre a equipe é a videoconferência.

#4. Organize reuniões independente do tempo

Agora que as reuniões online nos livraram do enorme obstáculo das despesas e restrições de viagens, elas podem ser organizadas com mais frequência. Você pode se comunicar com pessoas ao redor do mundo todos os dias, ou até várias vezes ao dia. Isso permite que sua empresa se mova na velocidade que o mercado exige. Ou seja, seu negócio continua em movimento, sem que você precise sair do lugar. Isso assegura enorme agilidade.

Suas reuniões podem ser muito breves. Os participantes não terão mais desculpas relacionadas à localização e viagens: eles só precisam estar livres. Isso significa que você pode programar e executar reuniões de videoconferência rapidamente, além de conseguir encaixar com facilidade alguém com um cronograma apertado.

#5. Humanize a sua comunicação

Tome este ponto em contraste com a comunicação por voz ou correspondência por e-mail. Um vídeo é composto de imagens em movimento, que valem mais de um milhão de palavras. Ao se mostrar e ver os outros, você pode trabalhar os encantos da linguagem corporal, que é tão importante nos negócios e em outras atividades que envolvem a interação humana. Além disso, ver alguém enquanto fala com ela muda completamente o tom de uma conversa, seja para negócios ou em um relacionamento pessoal.

#6. Mostre coisas

Ver é acreditar, e mostrar é convencer. Por meio de videoconferência, você pode escrever em um quadro e mostrá-lo a todos, demonstrar seu produto mais recente ou apresentar um novo colaborador. Muitas vezes, você pode mostrar coisas que não conseguiria levar em sua mala durante uma viagem para uma reunião.

#7. Aprenda e ensine online

Há ótimos cursos sendo oferecidos, assim como ótimos professores ensinando em todos os lugares, mas a maioria deles provavelmente está muito longe de você. Assim como se você é um professor ou treinador, seu público pode estar longe de onde você se encontra.

A videoconferência é uma ótima maneira de adquirir e compartilhar conhecimento, independentemente dos obstáculos geográficos ou financeiros. Embora não seja como estar fisicamente presente, a interação é adequada. Você poderá usar recursos de multimídia e ferramentas de colaboração online, como quadros interativos, por exemplo.

Benefícios da videoconferência através de serviços profissionais 

A ferramenta de videoconferência gratuita mais bem estabelecida é o Skype. Tal como está hoje, no entanto, pode não ser o melhor a melhor opção. Ferramentas alternativas incluem TeamViewer, Google Hangouts, join.me e muitas outras.

A K2. oferece dois serviços profissionais de videoconferência, a partir da tecnologia da WebEx Meeting Center e da Zoom Comunicações em Vídeo,  que é considerada “o passo evolutivo das ferramentas de videoconferência e webconferência”.

>>> Saiba mais sobre o WebEx Meeting Center.

>>> Saiba mais sobre a Zoom.

Abaixo, listaremos 10 vantagens presentes tanto na contratação do WebEx Meeting Center quanto da Zoom em cima dos serviços gratuitos de colaboração remota.

#1. Uma licença pode ser utilizada por 25 ou até 200 participantes simultâneos. As videoconferências profissionais possibilitam que várias pessoas possam conversar simultaneamente com áudio e vídeo em alta qualidade.

2#. Todos os participantes podem compartilhar arquivos, vídeos, imagens etc. Basta o organizador indicar o convidado como apresentador através do menu de atribuição de funções, possibilitando que o mesmo possa compartilhar as mais variadas formas de arquivos.

#3. Além do compartilhamento de arquivos citados acima, cada participante poderá, com a função de apresentador ativa, compartilhar a sua tela do computador, os navegadores da web ou somente a janela de reunião da videoconferência, tornando assim o compartilhamento mais conveniente e fazendo com que o apresentador não compartilhe nada além daquilo que gostaria na reunião.

#4. As reuniões podem ser gravadas pelo organizador da reunião, bastando clicar no botão “gravar” para que automaticamente a sessão seja armazenada na nuvem e assim possa ser vista e compartilhada posteriormente com quem quiser.

#5. Existem recursos que ajudam o apresentador na hora de fazer sua apresentação para os demais participantes da videoconferência. Fazer uma demonstração sem ser presencial pode parecer desafiador à primeira vista, mas, com os recursos de marcação e ponteiros que a ferramenta possui, tudo fica mais simples.

Os ponteiros a laser movidos através do mouse e as setas indicando o exato local que você quer que o seu público fique focado torna sua apresentação tão qualificada quanto se fosse presencial. Além disso, o apresentador pode rabiscar, fazer figuras geométricas, escrever e grifar sem alterar o documento original.

#6. Existe um campo privativo para cada participante fazer anotações. Na própria ferramenta de videoconferência você pode clicar e ativar o campo “notas” e digitar naquele campo o que você necessita, e depois clicar em “salvar” para que o arquivo seja armazenado na pasta selecionada do seu computador.

#7. Tanto o  o WebEx Meeting Center quanto o Zoom possuem uma ferramenta de bate-papo. Para que o apresentador não seja interrompido, o chat pode ser utilizado, seja privativo entre os participantes ou aberto para que todos possam ver. A escolha é de cada participante.

#8.  Ambas as ferramentas possuem quadro de aula digital, onde, além da própria escrita, podem ser utilizadas formas geométricas, entre outras funcionalidades.

#9. A partir da obtenção de um endereço web simples – o qual não muda -, o cliente pode agendar reuniões com antecedência ou enviar links para seus convidados. O controle de participações permite que a reunião seja bloqueada, para fins de privacidade, ou aberta, para que as pessoas participem dela facilmente.

#10. As ferramentas ainda oferecem o recurso “Chamar-me”, que elimina a discagem e os códigos de acesso. A partir da habilitação deste recurso, basta atender à ligação para participar imediatamente da reunião. A funcionalidade é estendida aos convidados, sem custo adicional.

Conclusão

Estas são algumas das principais funcionalidades que as ferramentas de videoconferência WebEx Meeting Center e Zoom oferecem. O custeio de toda a operação mostra-se interessante, uma vez que ambas as plataformas permitem a interação entre um grande número de pessoas, inclusive com compartilhamento de arquivos, a um custo infinitamente inferior ao demandado por reuniões presenciais.

Ficou interessado? Entre em contato conosco e solicite uma demonstração gratuita dos nossos serviços. Você verá na prática como ferramentas de ponta também podem ser acessíveis.