Espaços de trabalho: 4 maneiras de se preparar para o futuro

Com o surgimento do trabalho híbrido, a definição tradicional dos espaços de trabalho se expandiu. Se antes ela se referia exclusivamente ao escritório, à sala de conferências ou até à sua mesa, um espaço de trabalho agora é onde um funcionário pode se concentrar e realizar suas funções, seja em casa, no escritório ou em algum lugar intermediário.

E à medida que a tecnologia segue avançando e nossas formas de trabalhar continuam a evoluir, as organizações precisam estar adequadamente preparadas para o futuro desses espaços de trabalho.

Em um recente webinar, o Zoom discutiu com especialistas do setor como as organizações podem preparar seus espaços de trabalho para o novo cenário, quais as melhores práticas que devem seguir e como as empresas podem medir o sucesso de seus aprimoramentos nesses ambientes.

Fique a seguir com alguns dos principais insights surgidos neste debate promovido pelo Zoom.

A importância dos espaços de trabalho presencial dinâmicos e planejados

Embora a tradicional sala de conferências que hospeda reuniões maiores ainda desempenhe um papel valioso nas empresas, os colaboradores precisam de outros espaços de reunião que atendam melhor às suas diversas necessidades. Caso contrário, eles podem acabar usando grandes espaços para reuniões individuais ou sessões de brainstorming, o que leva ao uso ineficiente das salas de reunião.

Ao criar espaços específicos em seu escritório, você pode ajudar a garantir que seus colaboradores tenham a estrutura que precisam para colaborar e usar os ambientes de reunião de forma eficaz.

Aqui estão alguns exemplos de espaços dinâmicos que você pode incluir em seu escritório:

▶️ Espaços de entrada – aqui, as pessoas no local podem fazer perguntas à recepcionista, visualizar ou reservar espaços disponíveis ou concluir procedimentos importantes para a utilização adequada dos ambientes.

▶️ Espaços individuais – são perfeitos para reuniões exclusivas com stakeholders externos, pequenas sessões de brainstorming ou até mesmo para obter um espaço tranquilo onde os colaboradores possam gravar conteúdo e apresentações.

▶️ Espaços de equipe – assim como a sala de conferência tradicional, são espaços onde as equipes podem se reunir, colaborar e fazer brainstorming com pessoal remoto ou externo, ou para quando um grupo precisa sediar uma reunião mais organizada e profissional.

▶️ Espaços comuns – esses espaços, a exemplo da cozinha, sala de descanso ou sala de jogos, servem como um lugar onde as pessoas podem fazer brainstorming e compartilhar seus pensamentos em uma área informal. Além disso, eles servem como ótimos espaços para chamadas pessoais e grandes eventos de equipe.

Qualifique os espaços de trabalho remoto

O escritório oferece um excelente ambiente para colaboração com acesso a hardware e espaços de alta qualidade que foram criados especificamente para reuniões.

No entanto, o escritório não é mais o único espaço de trabalho, e os colaboradores remotos geralmente não têm acesso aos mesmos ambientes criados para esse fim. Eles inclusive podem achar difícil ser tão eficientes ou ter a mesma experiência profissional que seus colegas no escritório.

Ao fornecer móveis como mesas e cadeiras que facilitam a produtividade e protegem a saúde dos trabalhadores, você pode ajudar a garantir que seus colaboradores se sintam bem enquanto trabalham em casa. Uma mesa e uma cadeira de alta qualidade também podem ajudar a evitar lesões de longo prazo devido ao posicionamento incorreto do corpo.

Outra consideração importante é a iluminação, pois a luz de uma janela ou de uma fonte única pode criar sombras fortes, tornando o espaço mentalmente cansativo após longos períodos de tempo.

Fornecer equipamentos de iluminação eficazes para colaboradores remotos capacitará sua organização para garantir que todos os participantes da reunião possam desfrutar de uma experiência profissional nas reuniões, independente de onde estejam.

Enfim, encare esses equipamentos como INVESTIMENTO em pessoas mais produtivas e felizes, ao invés de interpretá-los como custos.

Implemente comunicações unificadas para consistência e flexibilidade

O espaço de trabalho não é mais onde está o escritório, mas sim onde quer que sua força de trabalho esteja. E os colaboradores híbridos – trabalhando em casa, no escritório ou em qualquer outro lugar – precisam de recursos para serem bem-sucedidos, não importa a partir de onde.

Uma das maneiras mais eficazes de incentivar a produtividade dos seus colaboradores, tanto no escritório quanto remotamente, é implementar uma solução de comunicações unificadas de nível empresarial, a qual pode criar uma experiência tecnológica consistente e flexível nos seus espaços de trabalho.

Com uma ferramenta profissional de videoconferência, a exemplo da oferecida pela K2., os colaboradores podem fazer login em salas de conferência de forma totalmente remota, com apenas alguns cliques/toques.

Além disso, a ferramenta permite que as equipes se comuniquem e colaborem a partir de praticamente qualquer dispositivo, enquanto a consistência da interface do usuário garante que todos obtenham a mesma experiência.

Assim, com acesso aos mesmos recursos e funcionalidades, estejam eles em casa, no escritório ou em algum lugar intermediário, os trabalhadores híbridos podem ser produtivos independentemente de sua localização.

A importância das métricas para os espaços de trabalho virtuais

Depois de incorporar novas tecnologias e soluções para capacitar sua organização, como você pode saber se isso realmente tem o efeito desejado?

Os dados são a melhor maneira de medir o impacto das suas soluções. Eles podem indicar as áreas que precisam de mais melhorias, assim como aquelas que estão funcionando bem.

Aqui estão algumas maneiras de usar métricas para avaliar a eficácia das suas ações:

▶️ Use dados antigos como referência – embora seus dados históricos (quantas salas e mesas você tem ou pontuações anteriores de engajamento de funcionários, por exemplo) possam não ser condizentes com a atualidade, eles são um bom indicador de como as coisas mudaram.

▶️ Colete novas métricas – a coleta de novos dados sobre o uso da sala, quantas pessoas estão nas salas por vez, quantos participantes remotos participaram de reuniões em espaços de conferência, entre outros, podem fornecer informações úteis sobre como seus espaços estão sendo usados e como você pode aprimorar determinada experiência.

▶️ Os melhores dados são aqueles que você solicita – as pesquisas com colaboradores são perfeitas para preencher as lacunas de onde você deve melhorar. Elas podem apontar pontos problemáticos específicos, solicitações comuns de hardware ou recursos, indicar algumas oportunidades perdidas e evidenciar processos ou tecnologias ineficazes.

Você pode acessar a íntegra do webinar da Zoom sobre espaços de trabalho aqui.

Conclusão

Antes, toda reunião era presencial. Depois, com a pandemia de COVID-19, os encontros passaram a ser remotos, dando origem a uma revolução nas formas de trabalho. Hoje, com a desobrigação das políticas de isolamento social, os escritórios passaram a ser povoados de novo.

Acontece que nem todo colaborador vai voltar para o regime 100% presencial. Alguns deles não sairão do home office, enquanto outros adotarão o modelo híbrido.

Devido a essa variedade de formatos, as empresas precisam fornecer estruturas adequadas para que suas equipes trabalhem motivadas e produtivas, onde quer que estejam.

Esperamos que este artigo tenha trazido dicas úteis para você. No caso do trabalho remoto, a K2. pode ajudar o seu negócio com soluções de videoconferências, webinars, transmissão ao vivo e plataforma de EaD.

Convidamos você para fazer demonstrações gratuitas guiadas de cada uma destas tecnologias. Basta você entrar em contato para agendarmos. 🙂