Trabalho remoto e espaços de trabalho: mais produtividade com melhores ferramentas de comunicação

As mais recentes inovações tecnológicas estão capacitando as pessoas a serem mais felizes e mais produtivas, em qualquer lugar, a partir do trabalho remoto.

Um novo ano traz sempre otimismo e motivação para encontrar novas formas de aumentar a produtividade e a eficiência. A maioria das organizações está caminhando em direção ao conceito de locais de trabalho mais ágeis, para aumentar o bem-estar dos colaboradores e reduzir os custos operacionais.

Para isso, é preciso mover os profissionais para instalações menores, mais econômicas, encorajando o hot desking (uso de estações de trabalho não designadas a pessoas específicas, no qual os espaços podem ser usados por qualquer funcionário, independentemente do departamento ou do nível hierárquico, em qualquer dia) e, principalmente, o trabalho remoto.

Estamos vendo um alargamento da definição de um espaço de trabalho. De espaços de colaboração para cafeterias, mais lugares estão sendo considerados como aceitáveis para trabalhar, desde que o serviço seja feito efetivamente.

Com uma nova perspectiva, orientada por ambientes de trabalho e inovações tecnológicas, podemos começar a ver como é o local de trabalho do futuro, onde a tecnologia melhora a colaboração entre equipes locais e remotas. Com esse otimismo em mente, abaixo estão algumas das promissoras tendências tecnológicas no local de trabalho que provavelmente serão vistas em 2018.

As comunicações por vídeo estarão em toda parte

As chamadas de videoconferência serão configuradas e iniciadas rapidamente, sem os aborrecimentos tradicionalmente associados a sistemas mais antigos.

As empresas estão  implantando cada vez mais comunicações de vídeo em uma escala muito maior, introduzindo esse formato em toda sala de reunião e mesa de colaborador. Em parte, isso é em resposta à entrada dos millennials (também conhecidos como geração Y ou geração da internet, nascidos a partir de 1980) no mercado de trabalho, os quais já são acostumados a consumir vídeos e têm a expectativa de que a videoconferência faça parte de qualquer escritório moderno.

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Há também uma mudança óbvia para os dispositivos móveis. Isso capacita as empresas a permitirem que cada reunião por vídeo inclua participantes remotos.

Uma vantagem desta tendência é o aumento da flexibilidade, a qual viabiliza o trabalho remoto e faz com que os colaboradores não se sintam excluídos de suas equipes – fato que pode, inclusive, aumentar a produtividade.

Na verdade, uma recente pesquisa da Forbes Insights descobriu que 92% dos executivos acreditam que o uso expandido da videoconferência tem um impacto positivo em seu desempenho.

Mais importante ainda: a tecnologia abre novos caminhos para que a equipe se sinta conectada e em conjunto, como uma empresa inteira, mesmo que os escritórios estejam localizados em diferentes cidades ou até países.

Este senso de comunidade pode ser alcançado posicionando telas em áreas comuns de cada local, mantendo uma chamada de vídeo permanente entre eles, permitindo que funcionários em escritórios separados se vejam todos os dias, criando assim a sensação de que todos estão no “mesmo ambiente”.

As empresas estão claramente entendendo o valor dessa abordagem, já que a mesma pesquisa da Forbes Insights descobriu que 80% dos executivos agora dizem que, em detrimento à audioconferência, a videoconferência está se tornando a norma para as equipes internas.

A mudança para apresentações sem fio já começou

As chamadas de conferências de áudio ainda são ferramentas comuns no local de trabalho, mas tornam difícil manter o foco, se sentir conectado com os outros participantes e estar realmente envolvido na call. É provável que muitas pessoas se dispersem, não prestem atenção ou fiquem tentadas a verificar seus e-mails durante a chamada. Também é difícil saber quem está ouvindo ou prestando atenção, uma vez que não é possível vê-los.

Para complicar ainda mais, o compartilhamento de uma apresentação geralmente requer o uso de um serviço separado. Existe agora uma tendência crescente para se livrar dessas ferramentas diferentes e consolidá-las em uma única, para todos os tipos de reuniões, seja para conferências de áudio, chamadas de vídeo, webinars, bate-papo contínuo e / ou compartilhamento da apresentação.

Reserva de salas de reunião através de telas sensíveis ao toque

Provavelmente, todos os usuários de videoconferência estão familiarizados com o problema do agendamento duplicado de salas de reunião. Atualmente, essa situação parece estar com os dias contados. Ao instalar um pequeno tablet com um indicador verde / vermelho fora da sala de reuniões, a equipe imediatamente saberá se a sala está disponível, simplesmente olhando o status de ocupação.

Além disso, o dispositivo também mostra as reuniões atuais e futuras e permite que a equipe reserve espaços com apenas alguns toques.

As várias utilidades da sinalização digital

As TVs nas salas de reuniões e nas paredes do escritório podem ser usadas de forma mais inteligente quando estão ociosas. Os designers de locais de trabalho estão cada vez mais atraídos para o conceito de “design biofílico”, que incorpora elementos da natureza no layout de escritórios, como plantas, madeira, cores azuis e verdes e luz natural, os quais criam um ambiente mais harmonioso. Resultado: os colaboradores passam a se sentir sintonizados com a natureza, e isso pode refletir positivamente na produtividade.

Ao adicionar a tecnologia de sinalização digital a todas as telas nos escritórios, você pode exibir imagens biofílicas, como cachoeiras, florestas e aquários, com o intuito de aumentar o bem-estar das equipes. Essas mesmas telas também podem exibir conteúdo informativo, como menus de cantinas, mensagens de boas-vindas, métricas, vídeos promocionais, anúncios e muito mais.

Conclusão

Claramente, o local de trabalho está evoluindo para um ambiente mais ágil, graças a uma nova definição do espaço de trabalho e de melhores ferramentas de comunicação.

2018 apresenta uma oportunidade ideal para que as organizações vejam como a tecnologia pode manter seus colaboradores mais felizes, mais conectados, mais comprometidos, mais motivados e mais produtivos.