O que é necessário para uma reunião por videoconferência?

Em um mundo cada vez mais acelerado, encontrar maneiras para fazer reuniões rápidas e, ainda assim, produtivas, é algo cada vez mais valorizado no universo corporativo. Na maioria das vezes, os encontros de negócios costumam ser longos e, o que é pior, nem sempre terminam com soluções práticas e efetivamente relevantes.

Com a evolução constante dos recursos tecnológicos, torna-se cada vez mais simples promover uma reunião dinâmica a qualquer hora do dia, independentemente de onde os participantes estiverem.

Fazer uma reunião por videoconferência é mais fácil do que se possa imaginar. No texto de hoje, queremos mostrar como a tecnologia pode fazer com que seu encontro de negócios seja um sucesso. Confira!

Planeje a sua reunião por videoconferência

Essa etapa acontece antes da reunião propriamente dita e é crucial para a definição do que será discutido nela. Para agilizar o processo, é interessante dividir o assunto principal em tópicos, fazendo uma estimativa de quanto tempo será gasto em cada um deles.

Além disso, a pauta da reunião pode ser enviada com antecedência aos participantes, para que estudem os assuntos e se preparem para que a discussão seja mais dinâmica e produtiva.

Ainda antes da reunião, defina quem será o condutor e defina o posicionamento dos participantes, colocando as pessoas mais relevantes próximas às câmeras e microfones. Oriente os demais participantes para que não hajam conversas paralelas que atrapalhem as decisões a serem tomadas.

Evite imprevistos nos equipamentos

Na maioria das vezes, não é necessário ter microfones e câmeras muitos caros ou sofisticados para fazer uma boa videoconferência. No entanto, antes de começar, é fundamental testar todo o equipamento para saber se tudo está funcionando bem.

Assim, não haverá o risco de que ocorra uma falha no som ou na imagem justamente no meio da discussão mais importante.

Escolha a solução mais adequada

Há tipos diferentes de soluções para videoconferência. A conexão pode ser feita de duas formas:

• videochamada: antes era considerada tecnologia de ponta, no entanto, atualmente, pode ser feita com qualquer smartphone, bastando ter conexão à internet e um aplicativo com essa função;
• multiponto: pode conectar várias pessoas ao mesmo tempo, por meio de vídeos em alta definição, via internet, usando um computador ou qualquer outro dispositivo móvel.

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Estabeleça regras de etiqueta

Durante a reunião, passe a palavra a uma pessoa por vez e evite estender demais a reunião. Normalmente, esse tipo de encontro dura em média, uma hora e meia pois, após esse tempo as pessoas ficam mais dispersas e perdem o foco da reunião.

Depois de concluída, é essencial mandar um e-mail a todos os participantes relatando os objetivos e pontos acertados.

Mas não se esqueça do mais importante: enviar as tarefas a serem executadas, seus responsáveis e prazos definidos. Afinal, foi para isso que a reunião foi realizada.

Agora que você já sabe o que é necessário para fazer uma reunião por videoconferência de sucesso, pode se inspirar em cases que deram certo utilizando essa ferramenta. Mesmo que você ainda não saiba exatamente qual a melhor plataforma para fazer um encontro dessa maneira, algumas outras dicas também podem ajudar.

Se, no entanto, você ainda não se sentir confortável, terceirizar esse serviço pode evitar muitos problemas e garantir reuniões com qualidade. Gostou de saber como fazer reuniões por videoconferência de modo prático e rápido? Já usou alguma vez essa ferramenta?