Home office e videoconferência: como ajustar o trabalho ao cenário do coronavírus

Na era do coronavírus, home office e videoconferência são as práticas mais utilizadas para manter os negócios em atividade e adotar atitudes preventivas ao mesmo tempo. Este artigo traz dicas práticas elaboradas pelo COMPUTERWORLD para a execução de videoconferências eficientes e que viabilizem um home office produtivo.

Na semana passada nós vimos por que a videoconferência é a melhor saída para a relação entre o coronavírus e o home office. Agora vamos focar na “cara” que uma reunião remota deve ter para cumprir com seu papel.

>>> Aprenda como montar uma videoconferência.

Antes de começarmos a nos abrigar em casa devido à expansão da COVID-19, muitos de nós já usávamos a videoconferência pelo menos ocasionalmente para reuniões com colegas ou clientes. Em meio à pandemia, a videoconferência está se tornando um modo de vida, seja para a manutenção dos negócios ou dos laços sociais.

Dicas de home office e videoconferência que funcionam

Com relação ao trabalho, é necessário tomar alguns cuidados estéticos. Para projetar uma aparência profissional é preciso um pouco de preparação. Quer você esteja participando de uma reunião ou de uma conferência individual, aqui estão algumas dicas e truques para proporcionar uma boa experiência para seus interlocutores.

#1. Verifique a iluminação

Uma das coisas mais importantes para acertar é a iluminação. O posicionamento da fonte de luz é fundamental. Se você colocar a luz atrás de você, aparecerá somente uma silhueta. Este é um erro bastante comum.

Você também não deve colocar uma única luz brilhante em um lado, pois no outro o seu rosto vai ficar totalmente no escuro.

O melhor lugar para colocar sua iluminação é à sua frente, para que seu rosto possa ser visto claramente. Pode ser uma janela ou luz artificial, contanto que você esteja de frente para ela.

Se você não estiver satisfeito com o resultado, use uma segunda fonte de luz lateral, de preferência com uma lâmpada suave, para preencher as sombras. Uma lâmpada de mesa pode funcionar muito bem.

E se você estiver em um escritório com iluminação superior, acima de você? Se ela causar um efeito equilibrado, você está pronto para gravar. Mas, se a sobrecarga da iluminação projetar sombras fortes, desligue a luz que vem de cima e use outra iluminação. Se não for possível desligá-la, tente a segunda fonte de luz lateral para nivelar as sombras.

#2. Verifique o áudio

Em uma videoconferência, além de ser visto, você também precisa ser ouvido claramente. Se estiver em uma sala silenciosa, provavelmente poderá usar o microfone do seu notebook. Caso contrário, é uma boa ideia usar um microfone mais próximo do seu rosto. Um par decente de fones de ouvido equipados com microfone deve funcionar bem, especialmente se eles permitirem que você se expresse em um nível normal de conversação.

#3. Nem muito perto, nem muito longe

Lembre-se de que você é o foco da conversa – as pessoas do outro lado precisam vê-lo claramente, para que sintam que estão falando diretamente com você. Posicione-se de forma que possa ser visto dos ombros à cabeça ou da cintura para cima. Qualquer coisa mais próxima do que isso pode ser incômoda; qualquer coisa mais longe do que isso pode tornar seu rosto muito difícil de ver.

Ficar muito perto da câmera causa um efeito desagradável nos interlocutores.

#4. Mantenha sua câmera no nível dos olhos

As pessoas gostam de interagir com outras olhando-as nos olhos. Em termos de comunicação, especialmente nos negócios, esse tipo de conexão é desejável. Portanto, é importante que sua webcam esteja ao nível dos olhos.

Você pode ter uma câmera separada ou levantar o notebook (talvez colocá-lo em um suporte). Se você estiver usando uma câmera separada, ela deverá ficar o mais próximo possível da tela.

Um truque usado pelas pessoas versadas em videoconferência é olhar para a câmera quando está falando. Embora isso possa parecer contra-intuitivo – nosso instinto é mirar a tela do computador -, ao olhar para a câmera parecerá que você encontrou os olhos da pessoa com quem está falando. Mas, se isso parecer errado ou deixar você constrangido, basta posicionar a tela e a câmera ao nível dos seus olhos.

Uma boa maneira de testar sua configuração é iniciar o aplicativo de vídeo e tirar uma captura de tela. Assim você terá uma ideia do que a pessoa está recebendo do outro lado.

5. Mantenha seu ambiente simples

Apenas tente mantê-lo o mais limpo possível. Não precisa ser um ambiente completamente estéril, mas também não é aconselhável ter uma pilha de coisas sobre a mesa.

Um fundo simples é sempre o melhor. Se alguém está olhando por cima do seu ombro para fotos de família e se perguntando onde você tirou suas férias no ano passado, isso pode ser uma distração para a videoconferência.

#6. Não se preocupe com maquiagem

Sim, âncoras de emissoras profissionais usam maquiagem para ficarem bem sob as luzes brilhantes, mas isso não se aplica às videoconferências do dia a dia. Se você normalmente usa maquiagem, tudo bem. Caso contrário, não se preocupe.

Se estiver suando, limpe o rosto com um lenço umedecido para reduzir o brilho da pele contra as luzes.

#7. Atente para as cores das roupas

Evite roupas com listras, pois elas podem criar distorções na câmera. Além disso, tente não usar roupas brancas ou pretas escuras, porque muitas webcams têm configurações de exposição automática e se ajustam a essas cores.

Por isso, vestir uma camisa branca brilhante pode “interromper” o foco de tudo ao seu redor, tornando a imagem mais escura e menos clara, enquanto uma camisa preta pode tornar o ambiente muito brilhante.

Enfim, sua melhor aposta é usar cores mais neutras.

#8. Sente-se em uma cadeira confortável

Não tão confortável a ponto de querer cochilar, mas confortável o suficiente para que você possa se sentar calmamente e se comunicar, sem que as pessoas pensem que há algo de errado pelo fato de você não parar de se mexer.

É mais ou menos assim:

Assento estranho = presença estranha na tela.

#9. Esteja preparado

Se você é novo em videoconferência, pratique primeiro. Configure sua iluminação e áudio e, quando estiver satisfeito com isso, ligue para um amigo e descubra como as coisas ficam do outro lado. É muito mais conveniente um amigo reclamar sobre a qualidade de som ruim do que um  cliente importante.

Você espera fazer muitas videoconferências? Monte um “kit de vídeo” que esteja pronto em um ou dois minutos.

Agora, se você receber uma ligação repentina de um colega para uma reunião de emergência no Skype, não precisará pensar se sua configuração funciona – basta ligar a câmera, colocar os fones de ouvido, acender a lâmpada da mesa e pendurar uma placa “Não perturbe” na porta.

>>> Vantagens da videoconferência que nem todos aproveitam

Por fim, se a conexão Wi-Fi em seu home office for lenta ou ocasionalmente instável, é recomendável o uso de uma conexão direta à Internet sempre que possível.

10. Luz, câmera, ação!

No final das contas, o principal é usar o bom senso:

• Se estiver muito escuro, encontre uma luz para se iluminar.
• Se não puder ser ouvido, pegue um microfone.
• Se estiver distante, aproxime a câmera.

Mas a coisa mais importante quando você está em uma videoconferência é ser você mesmo. Aja ao natural. Pense que uma reunião remota é o equivalente à distância do que você faria presencialmente com seu(s) interlocutor(es).

Diante do cenário atual, no qual o coronavírus se espalha com velocidade assustadora, forçando os negócios a reinventarem suas formas de atuação em tempo recorde, home office e videoconferência são as soluções prontas para que a comunicação não seja interrompida por completo.

A qualidade desta comunicação remota passa pelas dicas apresentadas acima. Por isso, aproveite-as e extraia o máximo de proveito das suas videoconferências.

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