Como fazer reuniões eficientes durante e depois do isolamento social

Com a redução das interações pessoais imposta pela COVID-19, saber como fazer reuniões eficientes passou a ser uma habilidade importante. O que você vai aprender agora servirá também para reuniões pós-pandemia. Afinal, juntar pessoas de forma improdutiva nunca interessou a ninguém – e agora menos ainda.

As reuniões são uma ferramenta essencial para trocar informações, facilitar a comunicação e avançar em direção aos objetivos da empresa. Mas, frequentemente, elas são longas, chatas e sem um objetivo claro.

Além disso, a pandemia de COVID-19 causou um aumento gigantesco na quantidade de empresas que conduzem conferências remotas.

As práticas recomendadas para a a realização de reuniões eficientes são praticamente as mesmas para encontros pessoais ou virtuais.

Veja a seguir quais etapas devem ser seguidas para garantir que sua reunião seja eficaz e envolvente – e para que ninguém prefira que ela fosse substituída por um email – através das ações propostas no site da Businnes 2 Community.

Dicas para a realização de reuniões eficientes

O primeiro conjunto de dicas tornará todas as suas reuniões mais produtivas, sejam elas online, com participação mista ou totalmente presenciais (em caso de flexibilização do isolamento social).

#1. Defina quem deve participar

Uma das primeiras etapas no planejamento de reuniões eficientes é convidar as pessoas certas.

O cenário ideal inclui os tomadores de decisões. Cuidado para não envolver pessoas que realmente não precisam estar lá, evitando assim desperdiçar seu tempo e os recursos da empresa.

Lee Gimpel, fundador da Better Meetings, uma empresa de facilitação e treinamento de reuniões, disse:

“Pense em enviar convites para uma reunião como fazer as malas para uma viagem. Quando fazemos as malas para uma viagem, organizamos o que achamos que precisamos e, em seguida, somos instruídos a cortar sem piedade o que realmente não precisamos e o que é duplicado com o que já temos. O mesmo vale para reuniões eficazes: um peso extra na sala servirá apenas para atrasá-la. ”

Escolher os participantes certos é fundamental para a realização de reuniões eficientes. Fonte: GIPHY.

Há também a famosa “regra das duas pizzas” da Amazon aplicada à realização de reuniões. Segundo Jeff Bezos, CEO da empresa, “se duas pizzas não são suficientes para alimentar a equipe, é sinal que tem gente demais”.

Dica: garanta que os convidados sejam diversos em termos de idade, gênero, talentos, níveis de emprego e formação, para obter uma série de perspectivas. Assim você evita que as mesmas pessoas continuem apresentando as mesmas ideias.

#2. Determine o objetivo da reunião

Isso ajuda a evitar aquela reunião chata que poderia ser substituída por um email.

De acordo com Gimpel, uma armadilha clássica das reuniões é enchê-las de coisas para discutir e decidir.

“Ao tentar cobrir uma dúzia de coisas, nenhuma delas recebe o tempo que realmente precisa ou merece … mas se você concentrar no que é realmente importante, isso lhe dará uma reunião mais realista e a sensação de que gastou seu tempo efetivamente.”

Além disso, estabelecer o objetivo também ajuda a eliminar reuniões recorrentes desnecessárias.

E, depois de identificar o objetivo da reunião, verifique se os participantes sabem do que se trata antes.

IMPORTANTE: Defina se o objetivo do tópico é compartilhar, buscar informações ou tomar uma decisão.

Do contrário, fica difícil para os membros da equipe participarem efetivamente se eles não sabem se devem simplesmente ouvir, dar suas opiniões ou integrar o processo de tomada de decisão.

Em reuniões eficientes, os participantes sabem se devem só ouvir ou participar das decisões. Fonte: GIPHY.

#3. Prepare uma agenda

Traduzindo: elabore um plano de como a reunião alcançará seus objetivos.

Ao determinar os itens a serem discutidos, assegure-se de que eles se relacionam diretamente aos KPIs (Key Performance Indicators – Indicadores Chave de Performance).

Afton Brazzoni, fundador do estúdio de marketing e comunicação Scribe National, recomenda perguntar aos participantes se eles têm algo a contribuir com antecedência.

É possível inclusive listar tópicos da agenda em forma de perguntas para os participantes responderem. Essas perguntas permitem que os membros da equipe se preparem melhor para a discussão e monitorem se as atividades deles e de outras pessoas estão no caminho certo.

Enfim, garanta que a agenda permaneça focada nos itens mais relevantes para as metas de nível superior da organização.

#4. Compartilhe a agenda com antecedência

Depois de preparar a agenda da reunião, distribua-a aos participantes com tempo suficiente para revisão, para que eles possam ler os materiais de apoio e preparar seus pensamentos iniciais para cada item com antecedência.

Deixá-los a par de tudo ajuda a evitar o desperdício de tempo, além de permitir que enviem seus próprios tópicos e promovam reuniões mais interativas.

Isso é especialmente importante se os participantes precisarem apresentar dados, como taxas de conversão, classificações de mecanismos de pesquisa, leads gerados e outras informações vitais.

Afinal, não podemos analisar resultados sem ser a partir das métricas pertinentes.

#5. Nomeie um facilitador

Em algum momento, você também terá que descobrir quem liderará a reunião. Idealmente, essa pessoa possui boas habilidades de processamento e poderá convocar os participantes quando mais de uma pessoa quiser falar.

Além disso, o organizador da reunião deve identificar quem é responsável por liderar cada tópico da agenda.

Alguém que não seja o líder formal da reunião geralmente é responsável por liderar a discussão de um item específico da agenda. Essa pessoa pode estar fornecendo contexto para o tópico, explicando dados ou ter responsabilidade organizacional por essa área.

O nome diz tudo: os facilitadores facilitam o andamento das reuniões eficientes. Fonte: GIPHY.

#6. Repense as reuniões longas

Isso é fundamental para reuniões eficientes: você deve sempre se esforçar para agendar a reunião mais curta possível. Assim você impede que os participantes fiquem entediados – ou, pior, frustrados.

Se você agendar duas horas, os participantes encontrarão inevitavelmente coisas sobre as quais falar para preencher esse tempo, independentemente de quão relevantes e úteis sejam.

Definir reuniões mais curtas, como 30 minutos, significa que você se concentrará nas coisas mais importantes devido à pressão do tempo.

Você pode começar atribuindo estimativas realistas de tempo para cada item da agenda. Isso ajuda o planejador da reunião a calcular quanto tempo é necessário no geral e também permite que os participantes adaptem seus comentários para se ajustarem ao tempo alocado, ou sugerir mais tempo.

Se, no entanto, uma reunião for inevitavelmente longa, incorpore algum tipo de intervalo para alongamento, como a cada 30 ou 40 minutos.

#7. Configure o equipamento com antecedência

Essa dica não deve ser uma surpresa. Todos nós provavelmente já estivemos em reuniões nas quais tivemos que sentar e esperar por causa de dificuldades técnicas.

Em vez disso, garanta que quem está dirigindo a reunião chegue cedo e configure o equipamento necessário para que os trabalhos possam começar na hora.

#8. Certifique-se de que os slides estão legíveis

Lembre-se de que slides com texto podem ser difíceis de ler, e ter que se esforçar para ler slides é uma distração para o seu público.

É recomendado limitar os slides a cerca de 60 palavras em cada um.

Quase ninguém lê todo o texto do slide. E quando consegue, muitas vezes não ouve o apresentador. Por isso, garanta que os slides tenham texto limitado e sejam focados em recursos visuais, de modo a engajar os participantes.

#9. Defina as próximas etapas antes do término das reuniões

Além do objetivo, das metas e da agenda, cada reunião deve ter um plano de ação até o seu final.

Para isso, você pode adicionar uma seção para itens de ação no final da agenda como um lembrete de que a reunião não terminará até que você tenha realmente tomado uma decisão ou delegado tarefas.

Um benefício adicional é a responsabilidade assumida pelos participantes, porque todo mundo sabe quem deve fazer o quê.

Você pode até pedir para que os participantes expliquem suas próximas tarefas no final da reunião.

Se você não estabelecer um plano de ação, descobrirá que está falando sobre os mesmos assuntos abordados na última reunião, chegando às mesmas conclusões e se perguntando por que nada é implementado.

Resumindo: uma reunião sem um plano de ação é apenas um encontro amigável – e  isso não é nada produtivo.

Como fazer reuniões eficientes online

Embora as práticas recomendadas para reuniões virtuais incluam todas as opções acima, existem algumas dicas adicionais para garantir o sucesso da modalidade virtual.

#1. Ligue as câmeras

Para os iniciantes: incentive – ou mesmo mande – os participantes ligarem suas câmeras. O motivo é simples: as reuniões fluem melhor quando os participantes podem se ver.

Além disso, ficar visível na câmera ajuda o planejador da reunião a avaliar as reações e maximizar a comunicação.

Você pode enviar lembretes para que os participantes estejam preparados. Isso ajuda a manter algumas normas. Entender as regras e responsabilidades é a chave para reuniões eficientes.

#2. Olhe para a câmera

Também é importante fazer contato visual em reuniões virtuais, olhando diretamente para a câmera.

#3. Deixe seu microfone mutado

Como o trabalho do facilitador é um pouco diferente em uma sala virtual e pode ser difícil ouvir vários participantes falando ao mesmo tempo (ou mesmo ruídos de fundo), uma prática recomendada é manter no mute os microfones de todo mundo que não está com a palavra no momento.

Regrinha básica de etiqueta: se não é a sua vez de falar, mute o microfone. Seus colegas agradecem. Fonte: GIPHY.

#4. Evite as multitarefas durante a reunião

Apesar da tentação de verificar sua caixa de entrada, Whatsapp ou seu telefone., evite a multitarefa durante as reuniões virtuais. Isso interrompe o fluxo da conversa e você pode perder informações importantes.

Enfim, ouça a equipe e compartilhe sua opinião.

Qual parte você não entendeu da frase “FOCO NA REUNIÃO”? Fonte: GIPHY.

#5. Aproveite as plataformas de tecnologia

Há também variadas tecnologias para ajudar as reuniões virtuais a funcionarem sem problemas.

Ferramentas de videoconferência são as principais opções para a realização de de reuniões eficientes no ambiente virtual.

Suas salas de reunião tornam os encontros mais interativos. Além disso, é possível que você transfira instantaneamente pequenos grupos para suas próprias salas de bate-papo virtuais antes de trazer todos de volta à reunião geral, apenas com um clique do mouse.

No caso de apresentações e treinamentos de equipes, os webinários são bastante úteis para os negócios.

#6. Use salas de reunião habilitadas por senha

Existem incontáveis relatos de hackers se infiltrando em reuniões virtuais de equipes remotas. Por isso, as organizações devem usar apenas sessões ativadas por senha para cada reunião, aumentando assim os níveis de segurança.

Caso contrário, as equipes estarão arriscando sua privacidade ao realizar sessões desprotegidas nas salas de reunião online – onde informações confidenciais podem vazar.

>>> A importância da segurança da informação em videoconferência.

#7. Grave as reuniões virtuais

Uma vantagem das reuniões virtuais é que elas são fáceis de gravar. Então não deixe de fazer isso!

Analisar reuniões passadas ajudará você a tornar as próximas mais eficientes, inspirando cada vez mais as equipes.

Além das gravações, cópias digitais de anotações, arquivos e capturas de tela podem ajudar a afinar o formato dos encontros.

Certifique-se de informar a todos os participantes com antecedência que você planeja gravar a sessão e avise que ela será visualizada e acessada posteriormente.

E para fechar… faça uma reunião sobre as reuniões

Por fim, quando se trata de reuniões presenciais e virtuais, convém dar um passo atrás e realizar uma reunião sobre as reuniões para pesquisar seu próprio desempenho.

Isso ajuda a decidir se você deve manter uma reunião existente, desmarcá-la ou combiná-la com outra.

Conforme citamos no artigo, há inúmeras tecnologias que servem de suporte à comunicação remota.

Você já realizou uma videoconferência com sua equipe a partir de uma ferramenta profissional? Aqui estamos falando de recursos de interatividade e, principalmente, segurança das informações compartilhadas.

Fica aqui o convite para uma demonstração gratuita  da ferramenta de videoconferências da K2.

Caso necessite de uma plataforma voltada para apresentações ou treinamentos de equipes, convidamos você para uma demonstração gratuita da nossa ferramenta de webinários.

Então, a partir de agora: reuniões improdutivas, nunca mais!