Vantagens da videoconferência que nem todos aproveitam

Irma Hunkeler, da agência digital BlueGlass, escreveu para o site britânico Business Computing World (BCW) uma matéria onde questionou por que as vantagens da videoconferência ainda não são aproveitadas em sua plenitude por boa parte dos empresários que utilizam a ferramenta de comunicação remota.

De forma direta e didática, Irma levanta hipóteses e lista funcionalidades da videoconferência que, se implementadas no cotidiano das empresas, certamente ocasionariam redução de custos e otimização de processos, independentemente do porte do negócio ou de sua área de atuação. Basta que haja comunicação entre colaboradores para que a adoção da videoconferência seja justificada.

Aproveite a tradução deste material britânico e veja como podem ser traçados diversos paralelos com a realidade empresarial brasileira.

Por que as empresas não conseguem aproveitar ao máximo as vantagens da videoconferência?

No mundo digital, as empresas e os empreendedores têm uma enorme variedade de ferramentas à disposição para ajudá-los a trabalhar de forma mais eficiente e produtiva. O desafio para muitos empresários – os quais não são especialistas em tecnologia – é entender como determinadas ferramentas podem ser usadas para melhorar seus negócios. Quando os recursos são apertados e a gama de opções disponíveis é quase ilimitada, fica difícil saber onde investir.

Um exemplo de tecnologia com potencial pouco compreendido é a videoconferência. Não estamos falando de webcams de desktop e caixas de som minúsculas; estamos nos referindo às ferramentas de videoconferência de nível empresarial, as quais podem revolucionar a forma como você se comunica com clientes, colaboradores, parceiros e outras partes interessadas.

Mas por que as empresas não conseguem aproveitar ao máximo esse tipo de tecnologia? A resposta é que muitos empresários não reconhecem o valor das diversas e poderosas funcionalidades de videoconferência que podem ser usadas.

Aqui estão apenas algumas das aplicações em potencial desta ferramenta.

Reuniões de diretoria e colaboração em equipe

Este tipo de tecnologia oferece um salto gigante na qualidade do som e da imagem, em comparação com alternativas mais tradicionais, e pode tornar as reuniões da diretoria e da equipe mais envolventes e colaborativas. Com uma câmera grande angular, que pode capturar todos os envolvidos na reunião, e um poderoso microfone de 360 graus, todos podem ser vistos e ouvidos.

Assim, ao invés de simples chats envolvendo somente duas pessoas, a videoconferência possibilita a realização de reuniões de forma mais adequada. Há também recursos que permitem enviar apresentações multimídia de alta resolução, ao lado de um feed de vídeo, para entregar uma mensagem mais efetiva.

Entrevistas de emprego com vídeo

Os custos com recrutamento são, de modo geral, bastante altos, com as taxas cobradas pelas agências, entrevistas demoradas, gastos com treinamentos e a perda de produtividade.

Uma maneira de reduzir o custo do recrutamento e acelerar o processo é realizar entrevistas em vídeo com potenciais candidatos.

Isso permite que você entreviste candidatos de todo o mundo. Entrevistar candidatos não locais por telefone não é apenas caro, mas também pode ser extremamente ineficaz. Um estudo mostra que em 55% de qualquer comunicação, a mensagem é transmitida através de elementos não verbais, como expressões faciais, gestos, postura etc.

Sendo assim, você estará perdendo uma enorme quantidade de informações sobre esse candidato. Isso pode levar você a tomar uma decisão equivocada e cara. A tecnologia de videoconferência pode dar a ambas as partes uma experiência de entrevista muito mais realista e fornecer uma visão mais detalhada do caráter de um candidato.

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Assistência de TI cara a cara

Como todo dono de um negócio sabe, a assistência de um técnico de TI – seja ele um especialista interno ou terceirizado – é uma necessidade, e não um luxo.

Ao invés de chamar uma equipe de especialistas, as ferramentas de videoconferência são uma ótima maneira de obter instantaneamente a assistência que você precisa, com a equipe de TI habilitada a fornecer suporte rápido para vários colaboradores remotamente. Isso pode reduzir a quantidade de tempo que sua equipe fica fora de ação e ajudar a melhorar a produtividade.

Relatórios eficientes

O relatório sobre o desempenho de departamentos e equipes é uma parte importante de todos os negócios em crescimento, na medida em que habilita aqueles que estão mais à frente na cadeia de comando para tomar melhores decisões e alocar recursos de modo eficiente.

No entanto, em locais de trabalho extremamente ocupados, as reuniões regulares de relatórios são a primeira coisa que provavelmente será cortada da programação, em favor de tarefas de maior prioridade. Isso pode deixar lacunas nas informações de gerenciamento e levar a decisões tomadas sem os dados mais relevantes.

Com a videoconferência, as reuniões podem ser configuradas com um aviso prévio e ser realizadas de forma rápida e eficiente. Isso permite que departamentos e equipes transmitam as informações necessárias sem ter que reorganizar seus horários ou reduzir a produtividade.

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Fica a reflexão: o seu negócio está aproveitando ao máximo a tecnologia de videoconferência? Se não, por quê?

Compartilhe seus pensamentos nos comentários abaixo. A K2. terá o maior prazer em passar dicas e orientações para que esta ferramenta desempenhe a plenitude de suas funcionalidades no dia a dia do seu negócio.