Videoconferência X reuniões presenciais: como reunir até 25 colaboradores pela metade do preço de deslocamento de 1

Reuniões, encontros com clientes, negociações presenciais com fornecedores e outras atividades similares possuem impacto significativo no orçamento das empresas e, consequentemente, nos seus resultados. Felizmente, com a incessante evolução das ferramentas de captação e distribuição de vídeos, podemos seguramente afirmar: é possível reduzir os custos e manter a prática das reuniões, simultaneamente. Este é o papel da videoconferência.

Reuniões produtivas não são necessariamente presenciais

As reuniões corporativas servem para a tomada de decisões, de acordo com planejamentos e estratégias. Sua importância é inquestionável. Mas pensemos sobre o formato dessas reuniões, e na demanda de ações requeridas para que elas aconteçam.

Os encontros presenciais geram, inevitavelmente, um cronograma de viagens, que seguidamente é modificado, em virtude de fatores como a urgência e o conflito de agendas, entre outros. A reflexão que aqui fica é: para que aconteça uma reunião presencial entre partes afastadas geograficamente, há um número grande de variáveis envolvidas no processo.  Portanto, é preciso entender que as causalidades podem interromper qualquer planejamento ou calendário.

Simulação de custos para deslocamento de funcionário

Fizemos uma simulação de valores gastos com o deslocamento de um profissional da cidade do Rio de Janeiro para São Paulo-Capital. A escolha do trajeto é simbólica, uma vez que liga os principais centros econômicos da Região Sudeste.

Para isso, adotamos alguns critérios, como pernoite único e a escolha dos preços mais baixos, relativos a transporte aéreo, alimentação (somente um almoço e um jantar) e hospedagem.

Transporte aéreo

Voo do Rio de Janeiro-RJ para São Paulo-SP: R$ 225 (melhor preço encontrado no site Decolar.com). Somando com a passagem de retorno, e supondo o mesmo preço, contabilizamos R$ 450 para o deslocamento do profissional.

Alimentação

Média de preço de um almoço comercial no Centro da capital paulista: R$ 29,91 (fonte: Pesquisa do Preço Médio da Refeição 2017 do site Sodexo). Supondo que o custo do jantar do viajante seja o mesmo (o que é pouco provável), chegamos ao total de R$ 59,82.

Hospedagem

Quarto para solteiro com wi-fi: R$ 139 (melhor preço encontrado em pesquisa no site Trivago).

Total gasto

Sob essas circunstâncias hipotéticas, propositadamente pensadas a partir dos menores gastos possíveis, obtivemos a soma de R$ 648,82. Chamamos a atenção para o fato de que prováveis gastos com táxis e lanches não foram contabilizados.

Se aplicarmos esse valor para mensurar os custos do deslocamento de uma equipe de 5 pessoas, chegaremos ao valor de R$ 3.244,10; já para 10 funcionários, a conta chega a R$ 6.488,20.

Diariamente, milhares de empresas brasileiras arcam com os custos de deslocamento de funcionários entre cidades, cuja distância entre elas é, em muitos casos, maior do que a apresentada na simulação. Além disso, dependendo do cargo ocupado pela pessoa em trânsito, os gastos com alimentação e hospedagem são consideravelmente maiores do que os expressos no exemplo.

Fator humano

Não somente a questão do custo deve ser levada em consideração. O deslocamento pode não ser uma opção agradável para o colaborador. Fatores como a distância da família e o cansaço de uma semana exaustiva podem ser inconvenientes, resultando em insatisfação e queda de rendimento do profissional.

Levando em conta os altos custos operacionais e o desgaste dos colaboradores, as ferramentas digitais surgem como alternativas estratégicas às reuniões presenciais, oferecendo a capacidade de agregar simultaneamente um grande contingente de funcionários, com um investimento substancialmente menor.

Videoconferência: solução inteligente

Menor investimento, maior segurança no tráfego dos conteúdos e estabilidade na conexão. Contra estes três argumentos, a insistência nos encontros presenciais (mais caros) ou na utilização de serviços de streaming gratuitos (conexões instáveis e falta de segurança) não sobrevive.

Por R$ 360 mensais (pouco mais do que a metade do custo de deslocamento de um colaborador) é possível realizar, via videoconferência, reuniões com ATÉ 25 FUNCIONÁRIOS SIMULTÂNEOS, em um número ilimitado de reuniões por mês (desde que não aconteçam na mesma data e horário). Este valor ainda cobre 1 GB de armazenamento de gravações das reuniões, e a tecnologia permite a conexão através de dispositivos móveis (iOS e Android).

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Conclusão

Na incessante busca por redução de custos e aumento da produtividade, a comunicação corporativa encontra-se em um processo sem volta de reinvenção de métodos. A adequação de sua empresa a estratégias mais assertivas pode ser mais simples e econômica do que você imagina.

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