Aprenda a organizar reuniões produtivas

“O tempo voa”. “Tempo é dinheiro”. Os jargões relacionados à correria da vida parecem ser agravados quando usados no contexto do trabalho. Todo mundo tem metas, cobranças, prazos… O que nunca sobra é o tempo. Por isso, as dicas que propiciam reuniões produtivas valem ouro.

Afinal, no fundo, todos os profissionais sabem que a reunião é quase uma entidade onipresente, sem a qual não há definição de processos, decisões de equipe ou até mesmo a aquisição de novos clientes. Mas, mesmo assim, em muitos casos, as reuniões são motivo de aborrecimento entre seus componentes, interpretadas como interrupções no fluxo de trabalho.

Em boa parte, essa sensação vem do conflito existente entre a escassez de tempo e a ineficácia inevitável das reuniões mal planejadas. É justamente neste ponto que a K2. quer jogar luz. Seguindo algumas dicas simples e facilmente aplicáveis, você poderá alcançar o desejável patamar das reuniões produtivas.

Acompanhe-nos!

DICA#1: nunca esqueça o propósito da reunião

As reuniões, de modo inequívoco, devem servir para promover o contato, a colaboração e a integração entre os profissionais — fortalecendo o aprendizado, a troca de informações, o engajamento, a motivação e, consequentemente, o trabalho em equipe.

Por outro lado, quando não há disciplina e planejamento, as reuniões passam a assumir o primeiro lugar no ranking do desperdício de tempo e da frustração dos integrantes.

DICA#2: avalie se a reunião é realmente necessária

Reflita: o assunto exige uma discussão mais ampla e coletiva ou pode ser resolvido através de uma simples troca de e-mails, do compartilhamento de arquivos ou de uma conversa por telefone?

Se a sensação de necessidade sobreviver a esses questionamentos, convoque a reunião.

Aqui vão algumas dicas de situações que, de modo geral, demandam reuniões:

• coordenação de projetos
• acompanhamento de cronogramas e pendências
• distribuição de atribuições
• multiplicação de conhecimentos
• treinamento sobre novos procedimentos
• planejamento de metas
• resolução de problemas
• criação de planos de ação.

DICA #3: reuniões produtivas não são sinônimo de sala cheia

Em primeiro lugar, excesso de pessoas pode ocasionar dispersão. Pense: nem você nem nenhum participante querem perder tempo! Sendo assim, escolha muito bem quem fará parte da reunião.

Pergunte-se:

• Essa pessoa tem voz ativa a ponto de poder tomar decisões?
• Ela faz parte de um departamento estratégico para a pauta em questão?
• Ela está capacitada para repassar de forma adequada as informações discutidas, funcionando como multiplicadora para o restante do departamento?

Se o colaborador se enquadrar nestas três questões, pode convocá-lo sem receio.

DICA #4: uma reunião sem pauta pré-definida não será produtiva

Esta é uma questão óbvia, mas, às vezes, ainda negligenciada. Imagine a cena: uma sala cheia de colaboradores que não sabem o que vem pela frente, mediados por uma pessoa disposta a improvisar. Resultado: ineficácia e a famigerada perda de tempo.

Sem uma pauta pré-definida, a reunião inevitavelmente se tornará aleatória e desordenada – tipo uma conversa de bar, só que com o trabalho como assunto.

Não cometa esse erro. Crie a pauta e a compartilhe com os integrantes antes da reunião, de modo que todos saibam o que vai ser tratado e que consigam se preparar para trazer insights interessantes.

Dica de ouro: crie uma lista com a ordem dos assuntos a ser tratados. Isso garante que nada fique para trás, uma vez que o item seguinte só será abordado após a conclusão do anterior. Além disso, essa divisão ajuda no controle do tempo: se está sobrando, é possível aumentar o espaço para opiniões ou esclarecimento de dúvidas; se a pauta está atrasada, é sinal que você deve acelerar o ritmo.

 DICA#5: reuniões só são eficazes quando conduzidas por mediadores eficientes

Este é um pensamento que nunca deve sair da cabeça: a responsabilidade pelo andamento da reunião é SUA. Você já escolheu os participantes ideais, criou uma pauta ordenada e compartilhou com os interessados. Agora basta fazer a coisa acontecer.

Seja democrático, mas assertivo. Todos devem ser ouvidos, desde que suas contribuições se atenham ao tema proposto e não causem perda do foco. Fique atento ao tempo e garanta que cada item da pauta seja tratado.

Outra dica importante para o mediador é a prática da escuta ativa. Concentre-se no que está sendo dito e evite erros de interpretação. É comum elaborarmos com antecedência considerações e repostas para questões que ainda estão sendo ditas. Então limpe a mente, escute a mensagem até o final e, se preciso for, construa seu raciocínio antes de responder automaticamente.

DICA#6: documente e compartilhe o que foi tratado

Depois de concluída a reunião, é essencial compor um e-mail com as deliberações feitas e mandá-lo para todos os participantes.

Mais importante ainda: envie as tarefas a serem executadas, seus responsáveis e prazos definidos. Afinal de contas, em última análise, a reunião foi realizada justamente para isso.

DICA#7: evite reuniões muito frequentes

De nada adianta fazer com que as reuniões se tornem uma rotina automática, que não agrega valor e nem motiva a equipe. Mesmo as reuniões periódicas devem ser reavaliadas constantemente, de modo a garantir conteúdos e discussões relevantes, que contribuam efetivamente para o aumento da produtividade.

DICA#8: não brigue com a tecnologia, pois ela é sua aliada

Você, mais do que ninguém, reconhece a importância das reuniões, mas é desejável que mantenha a mente aberta a soluções alternativas para o seu formato tradicional. Já ouviu falar em videoconferência? Trânsito, custos elevados com deslocamento de colaboradores, rotina agitada e escassez de tempo são alguns elementos que fazem com que muitas empresas adotem este formato de colaboração virtual.

De modo especial, a redução de custos relativos a deslocamentos, aliada ao aumento do número de pessoas conectadas, tem proporcionado uma expressiva migração do formato presencial para as reuniões via videoconferência.

>>> Quer saber mais sobre as vantagens da videoconferência? Entre em contato conosco. Elaboraremos uma solução adequada às particularidades do seu negócio.