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Evento virtual: o guia definitivo para transmissão ao vivo em 2021

Cristian Amaral
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Nos últimos anos, o formato do evento virtual se tornou bastante popular. Empresas e organizações estão usando-o para compartilhar informações e construir comunidades ao redor do mundo. Neste artigo, originalmente publicado no blog da Dacast (parceira de tecnologia da K2.), vamos cobrir tudo o que você precisa saber sobre streaming ao vivo de evento virtual e como ele se compara à transmissão ao vivo normal. Veremos como planejar um evento virtual e traremos informações sobre os softwares e hardwares necessários para a transmissão ao vivo.

Situações recentes provaram o valor do streaming de um evento virtual. A capacidade de transmitir ao vivo conferências, reuniões, webinars e até eventos de lazer  é bastante útil durante a necessidade de distanciamento social resultante do coronavírus.

Muitas organizações estão evitando problemas ao transmitir ao vivo seus eventos para que as pessoas possam assistir em casa.

Vamos começar a nossa jornada trazendo alguns conceitos básicos.

O que é um streaming de evento virtual?

O streaming de eventos virtuais é um tipo de hospedagem de eventos que permite que os participantes assistam a partir de qualquer local. Isso é possível através da transmissão ao vivo pela internet.

Com a plataforma, o equipamento e a preparação adequados para o streaming ao vivo, é possível transmitir qualquer tipo de evento, seja presencial, virtual ou uma combinação dos dois.

Alguns exemplos populares de eventos virtuais incluem webinars, conferências virtuais e aulas online. Muitos eventos corporativos são transmitidos ao vivo para alcançar os membros da equipe em todo o mundo.

Benefícios do streaming de evento virtual

Muitos organizadores de eventos estão optando pelo formato estritamente virtual porque ele vem com uma série de benefícios, a exemplo da relação custo-benefício, eficiência e conveniência.

Em primeiro lugar, o streaming virtual é extremamente econômico para todas as partes envolvidas. Não há necessidade de alugar um local e contratar todos os fornecedores necessários para organizar um evento de alto nível. Isso economiza muito dinheiro e, no caso da venda de ingressos, garante que você consiga vendê-los por menos.

Os convidados podem participar de eventos virtuais de qualquer lugar do mundo, desde que tenham wi-fi. Como não precisam viajar, eles economizam dinheiro em passagens aéreas, acomodações e outros custos relacionados ao deslocamento.

O streaming ao vivo de um evento virtual é a melhor saída quando surgem desastres naturais, pandemias e outras situações que, de outra forma, cancelariam seu evento. Você pode mover facilmente seu evento presencial para o online, de modo que os espectadores ainda possam participar. Dessa forma, seu trabalho e preparação não serão desperdiçados e você não precisa se preocupar em reagendar ou emitir reembolsos.

Outro benefício dos eventos de streaming virtual é que eles podem ser arquivados automaticamente e reproduzidos novamente, desde que você tenha o software de hospedagem adequado. Se um espectador perder um pouco de informação, ele pode voltar e assistir novamente quando quiser.

Qual é a diferença entre a transmissão de evento virtual e ao vivo?

A transmissão de eventos virtuais e a transmissão ao vivo andam de mãos dadas. No entanto, a transmissão de eventos virtuais tem uma conotação de maior interatividade (como um evento real seria), em oposição a uma transmissão ao vivo em que os participantes geralmente estão apenas assistindo ao desenrolar da ação.

O aspecto interativo pode ser trazido com um chat ao vivo, o qual permita que os participantes façam perguntas ou interajam de alguma forma. Ele também pode ser implementado com a tecnologia de conferência ponto a ponto, que basicamente permite que os participantes entrem por meio de um bate-papo com vídeo.

No mundo profissional, as sessões de perguntas e respostas são uma forma popular de envolver o público e tornar um evento virtual mais pessoal e interativo.

Como funciona o streaming de evento virtual?

Imagine fazer uma chamada Zoom ou Skype com alguns colegas. Você pode falar com eles em tempo real via bate-papo por vídeo. Agora, imagine esse bate-papo por vídeo com centenas ou milhares de pessoas. O streaming de eventos virtuais funciona de maneira semelhante.

Neste formato, você escolhe ou cria um site onde as pessoas entrarão para participar. Dependendo do portal, os participantes podem interagir em uma sala de chat ou fórum de discussão.

Assim que tiver seu portal configurado e todos tiverem os links de convite, você entra na frente da câmera e apresenta o seu conteúdo.

Assim como um evento que organizaria pessoalmente, você pode vender ingressos com antecedência. Os apresentadores preparam e ensaiam seu conteúdo, mas em vez de falar para uma sala cheia de pessoas, eles falam para uma câmera.

3 opções de transmissão virtual

Existem 3 maneiras populares de fazer a transmissão de um evento virtual:

  1. Transmitir o seu evento em tempo real
  2. Transmitir com um pequeno atraso
  3. Gravar seu stream e enviar mais tarde

Cada uma dessas opções tem suas vantagens.

Quando você transmite um evento em tempo real, as pessoas podem interagir e opinar. Isso possibilita as sessões de perguntas e respostas. Essa abordagem torna o evento mais real e envolvente.

No entanto, a transmissão de conferências ao vivo em tempo real não dá espaço para corrigir erros. Se algo embaraçoso ou inapropriado acontecer, não há tempo para censurar. É aí que a transmissão de baixa latência ou o atraso da transmissão ao vivo entram em cena. Isso lhe dá um meio-termo. Os espectadores ainda podem interagir, mas você consegue intervir em caso de erros ou deslizes.

Quando você grava o stream para ser assistido posteriormente, isso pode prejudicar a “realidade” de um evento virtual.

Por isso, recomendamos a transmissão ao vivo e a gravação (conteúdo VOD) para que o vídeo seja reproduzido mais tarde. Dessa forma, o telespectador pode participar do evento e assisti-lo depois, quando quiser.

Como hospedar um evento virtual ao vivo

Transmitir eventos ao vivo é muito simples, desde que você se prepare com antecedência. Isso significa escolher o software e hardware apropriados, preparar seu conteúdo e fazer testes.

Idealmente, isso seria planejado com pelo menos algumas semanas de antecedência para tornar o processo mais agradável e menos estressante para os organizadores. No entanto, a mudança de última hora de um evento presencial para um evento virtual é totalmente possível.

Aqui estão seis etapas que os organizadores podem seguir para produzir seus eventos virtuais.

1. Escolha o software de hospedagem de vídeo apropriado

O software de hospedagem de vídeo é essencial para o streaming de um evento virtual. Existem várias plataformas gratuitas para o consumidor na internet. Infelizmente, elas têm recursos limitados quando se trata de segurança, monetização, personalização visual e outros aspectos que contribuem para o profissionalismo do seu conteúdo.

Para hospedar um evento virtual de alto nível, você precisa investir em um software de hospedagem de vídeo profissional.

Existem alguns recursos que você deve priorizar para atingir seus objetivos. Aqui estão algumas coisas que você deve saber antes de escolher a ferramenta.

O que é uma plataforma de hospedagem de vídeo?

Uma plataforma de hospedagem de vídeo é exatamente o que parece: tecnologia para hospedar vídeos online. Plataformas como a K2.OnDemand são construídas para ajudá-lo a transmitir vídeos em seu próprio site.

Você pode entender as plataformas de hospedagem de vídeo como alternativas profissionais ao YouTube:

Se o seu objetivo é hospedar eventos de transmissão ao vivo de vídeo, você deve certificar-se de que a plataforma escolhida tenha os recursos necessários para esses streams. Tenha a certeza de estar investindo em um pacote que suporte o volume de telespectadores que você espera para participar de seu evento virtual.

Você precisa verificar se sua hospedagem de vídeo online tem os recursos de privacidade e segurança necessários. A transmissão protegida por senha é particularmente valiosa para eventos de streaming pagos ou exclusivos para convidados.

O que é OTT (Over-the-Top)?

Neste momento, a maioria das plataformas de vídeo online usa tecnologia over-the-top (OTT) para transmitir conteúdo audiovisual. Com o streaming de evento virtual, você provavelmente irá explorar as ferramentas que são incorporadas à plataforma de hospedagem OTT online de sua escolha.

Os serviços de streaming OTT usam a internet para levar o vídeo aos consumidores, em vez de cabos ou antenas parabólicas.

Netflix, Disney+ e outras plataformas importantes de streaming usam soluções OTT. Serviços de comunicação de vídeo, como Skype e Zoom, também usam OTT.

O que é Video on Demand (VOD)?

O vídeo sob demanda, que geralmente é abreviado para VOD, permite que os usuários transmitam vídeos conforme sua conveniência. O VOD não é uma transmissão ao vivo, mas torna possível transmitir o conteúdo depois de ter sido gravado.

Plataformas com recursos de hospedagem VOD são ótimas ferramentas se você estiver hospedando um evento de streaming virtual, pois permitem que você envie o stream para os espectadores que perderam o conteúdo durante a transmissão ou que desejam assisti-lo novamente.

Hospedagem de vídeo privado

A natureza do streaming de eventos virtuais exige segurança aprimorada. Estes eventos normalmente permitem a participação do público, seja em um tópico de bate-papo ou em uma videoconferência. Frequentemente, também são monetizados, o que significa que a plataforma está armazenando informações confidenciais.

Por isso, a escolha de uma plataforma de hospedagem de vídeo privada com recursos de segurança avançados é imprescindível. A proteção por senha é boa para a primeira linha de defesa, mas recursos avançados como DRM, segurança tokenizada, restrições de domínio e restrições de IP limitarão seu atendimento virtual apenas a pessoas permitidas.

Essas ferramentas de entrega de vídeo também o ajudarão a manter os arquivos e dados protegidos de hackers e indivíduos mal intencionados.

Principais plataformas de hospedagem de vídeo

Embora existam muitas plataformas de hospedagem de vídeo no mercado, nem todas são criadas da mesma forma. Há diferença de qualidade entre elas.

Algumas das principais opções são:

Preste muita atenção aos recursos de cada uma e identifique as ferramentas de que você precisa para hospedar seu evento de streaming virtual.

2. Invista no equipamento certo

A escolha dos equipamentos pode determinar os resultados do seu evento virtual. Vale a pena investir em equipamentos de primeira linha, especialmente se você planeja hospedar várias conferências e eventos virtuais no futuro.

Aqui estão algumas ferramentas de transmissão ao vivo de que você precisa para hospedar seu evento virtual:

Independente do seu orçamento de transmissão ao vivo, equipamentos básicos de iluminação e tripés já servem, mas, quando se trata de seu dispositivo de captura de vídeo e software/hardware de codificação, prepare-se para gastar um pouco mais.

Estes equipamentos podem ser usados mais de uma vez. Por isso, se estiver hospedando eventos virtuais pagos de vez em quando, você verá um bom retorno do seu investimento.

3. Planeje seu conteúdo e a experiência do usuário

O planejamento de conteúdo para um evento virtual de transmissão ao vivo é muito parecido com o planejamento de conteúdo para um evento presencial. Uma das etapas é a escolha dos palestrantes que conduzirão workshops ou apresentações.

Você pode orquestrar seu evento para que seja um movimento fluido, com um palestrante após o outro, ou pode ter sessões que espelham conferências pessoais onde há grupos de descanso ou outros intervalos entre os palestrantes.

Painéis e perguntas e respostas também são ótimos para tornar seu evento virtual mais envolvente. Você só precisa informar aos participantes como as perguntas devem ser enviadas com antecedência.

Para evitar confusão entre seus telespectadores, crie panfletos digitais com links ativos para a programação e cada sessão. Assim, ninguém experiências frustrantes para saber onde o vídeo está sendo transmitido.

Crie salas de bate-papo ou fóruns de discussão para que seus espectadores possam falar sobre o que está acontecendo na apresentação.

Goodevent é um ótimo aplicativo para os usuários fazerem perguntas aos apresentadores. Ele também permite que você crie um perfil e se envolva com os outros participantes, o que é muito útil para fazer networking e construir relacionamentos.

4. Teste o evento com antecedência

É uma boa ideia executar todo o seu evento virtual antes do dia em que ele será transmitido. Teste todo o seu equipamento e software. Se você estiver usando uma apresentação de slides, verifique se há erros de digitação.

Se algo está funcionando “mais ou menos” durante a execução de teste, certifique-se de ter várias opções de backup. Prepare-se para o pior cenário possível.

Além disso, verifique a vida útil da bateria de cada equipamento. Deixe à disposição cabos de extensão ou baterias de reserva.

5. Transmita seu evento virtual

Depois de fazer todos os preparativos e seus convidados começarem a logar na plataforma, é hora de dar início ao seu evento de streaming virtual. 🚀

Existem algumas coisas de última hora que você atentar antes da transmissão:

IMPORTANTE: confiança é a chave. A confiança por si só melhorará a qualidade da sua apresentação. 💪

Tente aproveitar o evento o máximo possível. Se a apresentação fosse na vida real, você seria capaz de sentir a energia do público no palco. Sendo assim, imagine todas as pessoas que estão ansiosas para ver você falar.

Após o término da transmissão, certifique-se de salvar o vídeo. Mesmo se você não planeja enviá-lo para que os espectadores possam reproduzi-lo posteriormente, é bom ter acesso a ele para planejar seu próximo evento virtual.

Conclusão

Hospedar um evento de streaming virtual é bastante gerenciável, especialmente se você seguir as seis etapas discutidas acima.

👉 Lembre-se de que a experiência do usuário dependerá muito da qualidade do equipamento e dos programas que você usa.

Com a preparação adequada, você estará preparado para transmitir o melhor evento virtual possível.

A equipe da K2. deseja boa sorte no seu streaming e se coloca à inteira disposição para esclarecer dúvidas sobre o processo. 🤝

Se você tem perguntas ou dicas sobre esse assunto, deixe um comentário abaixo ou, se preferir, entre em contato conosco.

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P.S.: Procurando uma plataforma de streaming de eventos virtuais para hospedar seu próximo webinar, conferência ou sessão de treinamento? Solicite a demonstração gratuita guiada da K2.Live.  Assim, você poderá se preocupar somente com a apresentação em si. Deixe a transmissão e o suporte conosco. 🤜🤛