Em vista da nova pandemia que está assolando diversas nações, a relação entre coronavírus e home office (trabalho remoto) vem forçando empresas e instituições públicas a reinventarem suas formas de atuação. Para conter o avanço da COVID-19, uma das ações mais efetivas é evitar aglomerações em suas dependências, assim como o deslocamento de colaboradores e servidores.
Grandes empresas de tecnologia estão pedindo que mais funcionários trabalhem em casa, à medida que o surto de coronavírus continua se espalhando.
O Facebook, o Google, o Twitter e a Amazon implementaram políticas de trabalho remoto para muitos – ou até todos – os seus colaboradores ao redor do mundo.
A empresa-mãe do Google, Alphabet, recomendou que todos os funcionários da América do Norte, Europa, África e Oriente Médio trabalhem remotamente.
Além disso, o Google liberou gratuitamente ferramentas úteis para a prática do home office. Funcionários, educadores e alunos poderão utilizá-las enquanto empresas e escolas estiverem fechadas.
O Twitter tornou obrigatório o home office para seus trabalhadores em todo o mundo.
O Facebook está estendendo o trabalho domiciliar para todos os funcionários em todo o mundo, cujas funções lhes permitem fazê-lo, disse o porta-voz da empresa, Anthony Harrison, em comunicado à CNN.
Da mesma forma, a Amazon está recomendando que todos os funcionários trabalhem em casa, se seus empregos permitirem, disse um porta-voz em comunicado também à CNN.
Na China – berço do coronavírus -, a empresa ByteDance, dona do Tik Tok, vai lançar ainda este mês o Lark, ferramenta que combina funcionalidades do Google Docs, Skype, Dropbox e Slack para colaboração entre diferentes usuários em arquivos armazenados em nuvem.
Na esfera pública brasileira, o Supremo Tribunal Federal (STJ) autorizou o home office a todos os servidores que viajaram recentemente ao exterior.
Coronavírus e home office = videoconferência
A principal característica da videoconferência é, justamente, o que a torna a opção perfeita para o panorama da relação entre coronavírus e home office:
Sua capacidade de agregar colaboradores remotamente, sem que haja a necessidade de deslocamentos presenciais e aglomerações de pessoas em um mesmo ambiente físico.
No mundo do trabalho, as reuniões são praticamente entidades onipresentes, sem as quais não há definição de processos, decisões de equipe ou até mesmo a aquisição de novos clientes.
A comunicação e a colaboração são fundamentais para o sucesso nos negócios. Agora, com o agravante da pandemia de coronavírus, aprender como montar uma videoconferência está se tornando um conhecimento cada vez mais importante para o cotidiano dos negócios.
Como fazer uma videoconferência que funcione em tempos de coronavírus e home office
Existem inúmeras formas de executar uma videoconferência, desde plataformas gratuitas de fácil usabilidade até serviços profissionais que asseguram excelentes resultados. A pergunta a ser feita é a seguinte: qual é o grau de profissionalismo exigido para que a sua conferência atinja os objetivos?
A videoconferência é um ótimo auxílio comercial, mas manuseá-la de forma errada pode dar a você e à sua empresa uma imagem amadora. O mesmo mantra serve tanto para entrevistas por vídeo quanto para as videoconferências que você hospeda: esteja preparado.
Independente da escolha entre uma plataforma gratuita ou profissional, aqui vão algumas dicas valiosas.
Planeje a reunião
Essa etapa antecede a reunião propriamente dita e é crucial para a definição do que será discutido nela. Para agilizar o processo, é interessante dividir o assunto principal em tópicos, fazendo uma estimativa de quanto tempo será gasto em cada um deles.
Além disso, a pauta da reunião pode ser enviada com antecedência aos participantes, para que estudem os assuntos e se preparem. Isso ocasiona discussões mais dinâmicas e produtivas.
Ainda antes da reunião, escolha quem será o condutor e oriente os demais integrantes para que não haja conversas paralelas que atrapalhem as decisões a serem tomadas.
Evite imprevistos com os equipamentos
Na maioria das vezes, não é necessário ter microfones e câmeras muito caras ou sofisticadas para fazer uma boa videoconferência. De qualquer forma, use headsets (fone e microfone) para garantir que, além de imagens, seus interlocutores também recebam áudio de qualidade.
Antes de começar, é fundamental testar o equipamento para saber se tudo está funcionando bem. Evite correr o risco de que aconteça uma falha no som ou na imagem justamente no meio da discussão mais importante.
Qualidade da conexão
Você consegue imaginar uma reunião online com um cliente que seja interrompida o tempo todo? Ou uma call com colaboradores na qual as diretrizes passadas não sejam entendidas, devido à baixa qualidade da conexão?
Para que o sinal da internet não seja um problema, esqueça o Wi-Fi e conecte o equipamento da sala onde acontecerá a conferência direto na rede com cabo. Recomendamos que, para um único stream de 1080p a 30 fps, você use em torno de 1-2Mbits/seg e, de preferência, 4-6Mbits/seg.
Caso essa especificação técnica não tenha feito sentido, faça contato conosco. Vamos simplificar o assunto para você com o maior prazer.
Como acessar a videoconferência
No caso da contratação de uma plataforma profissional, a exemplo da WebEx Meeting Center e da Zoom – serviços de videoconferência oferecidos pela K2. -, o cliente recebe um link no seu e-mail, e SOMENTE entra na videoconferência por este link. Além disso, só terá acesso à sala se esta estiver aberta pelo organizador da reunião.
De forma análoga, a pessoa somente entra na sala física se o organizador abrir a porta e, mesmo assim, terá que apresentar suas identificações antes de passar pela porta.
Videoconferência grátis
Existem inúmeros serviços gratuitos para a realização de videoconferências, dentre os quais podemos destacar Google Hangouts, Skype, join.me, Appear.in e Whereby, entre outros.
De fácil manuseio, tais serviços entregam resultados satisfatórios para usuários que não demandam variedade de recursos relativos à estabilidade e à interatividade entre os participantes. Mas um dos principais fatores de diferenciação entre as plataformas gratuitas e as profissionais é o tratamento dado à segurança da informação em tráfego durante a videoconferência.
Segurança da informação em videoconferência
Toda empresa que se utiliza da videoconferência como forma de colaboração remota entre seus profissionais precisa primar pela segurança do tráfego de dados. Afinal, nestas reuniões virtuais circulam informações estratégicas de marcas e negócios, as quais devem estar confinadas a um ambiente onde somente pessoas autorizadas possam acessá-las. É preciso ter cuidado com cópias e visualizações não autorizadas do conteúdo.
Somente a contratação de uma plataforma profissional pode garantir a integridade de todos os dados da sua empresa. Por isso, é fundamental que a prestadora do serviço garanta tecnologia de ponta em suas medidas de segurança, como a criptografia dos dados, entre outras.
Dentre todas as medidas de segurança que podem ser tomadas, destacamos três das mais importantes:
Desligue o recebimento automático de ligações
O recebimento automático de ligações (auto-answer) faz exatamente o que o nome diz: as chamadas são aceitas automaticamente, mesmo se o sistema estiver desligado. Fechar essa porta é o primeiro passo para evitar que pessoas sem autorização entrem no ambiente privado da reunião.
Instale o sistema dentro do firewall da empresa
Sem um firewall corporativo, o sistema de videoconferência é ligado diretamente à internet. É o que acontece quando utilizamos aplicativos gratuitos como Skype, por exemplo.
Esses aplicativos podem parecer vantajosos no início, visto a simplicidade de instalação e de uso que oferecem, mas a verdade é que os riscos que carregam se sobrepõem a isso, uma vez que eles aumentam as chances de que você tenha toda sua rede e seus dados roubados por hackers.
Invista em um sistema criptografado
Ao criptografar os dados da sua videoconferência, você estará tornando quase impossível que hackers decodifiquem qualquer informação confidencial que viaje por ela.
A criptografia também resolve o problema de acesso de pessoas não autorizadas, permitindo que somente aqueles com as aprovações e senhas necessárias participem de sessões específicas.
A importância do suporte técnico
Quem já ficou na mão sabe do que estamos falando. São inúmeros os fatores que podem causar instabilidade ou até derrubar uma videoconferência realizada em plataformas gratuitas.
Mas a pior parte é que, caso isso aconteça, você não tem a quem recorrer…
Com a contratação de uma ferramenta profissional de videoconferência, essa preocupação pode até desaparecer, dependendo do serviço escolhido.
Na K2., por exemplo, nós configuramos os equipamentos e testamos o funcionamento antes da reunião online, para que você se envolva somente com o que realmente lhe interessa. Quanto ao fazer acontecer, isso é conosco.
Conclusão
No contexto atual, em que a relação entre coronavírus e home office está remodelando a forma de trabalho de um número crescente de negócios, a videoconferência se mostra como a opção perfeita para possibilitar a continuidade das atividades sem que haja condutas de risco, como deslocamento presencial de colaboradores e aglomerações em ambientes físicos.
Agora que você já tem uma ideia geral sobre como funciona uma videoconferência, é provável que tenham surgido dúvidas de ordem mais técnica.
Caso ainda não se sinta à vontade para realizar uma reunião online por conta própria e prefira terceirizar o serviço, a fim de evitar problemas e garantir reuniões com qualidade, convidamos você para receber uma demonstração gratuita guiada da ferramenta que vai fazer a comunicação remota manter seus negócios em atividade.
