A grande maioria dos profissionais sabe que, no mundo do trabalho, a reunião é praticamente uma entidade onipresente, sem a qual não há definição de processos, decisões de equipe ou até mesmo a aquisição de novos clientes.
A comunicação e a colaboração são fundamentais para o sucesso nos negócios, e aprender como montar uma videoconferência está se tornando um conhecimento cada vez mais importante na evolução do trabalho virtual. Além de aumentar a produtividade e melhorar os serviços ao cliente, a videoconferência pode acelerar os processos de tomada de decisão e ajudar a reintegrar os trabalhadores remotos isolados.
Saiba mais sobre a enorme economia de recursos ocasionada pelas videoconferências
Reuniões com um toque mais humano
A videoconferência traz naturalmente à reunião um toque mais humano. Pense em olho no olho, linguagem corporal e todos esses elementos comportamentais que só o contato visual pode proporcionar.
Outra vantagem é a capacidade de monitoramento da atenção dos participantes. Em uma audioconferência não há como sabermos quem está dormindo ou quem está 100% focado. Já na videoconferência os integrantes assumem automaticamente uma postura mais ativa, simplesmente por saberem que estão sendo vistos.
Caso a reunião seja entre empresa e prospect, um simples sorriso ou uma expressão de interesse pode fazer a diferença no processo de criação de elos entre os interlocutores.
Como fazer uma videoconferência que funcione
Existem inúmeras formas de executar uma videoconferência, desde plataformas gratuitas de fácil usabilidade até serviços profissionais que asseguram excelentes resultados. A pergunta a ser feita é a seguinte: qual é o grau de profissionalismo exigido para que a sua conferência atinja os objetivos?
A videoconferência é um ótimo auxílio comercial, mas manuseá-la de forma errada pode dar a você e à sua empresa uma imagem amadora. O mesmo mantra serve tanto para entrevistas por vídeo quanto para as videoconferências que você hospeda: esteja preparado.
Independente da escolha entre uma plataforma gratuita ou profissional, aqui vão algumas dicas valiosas.
Evite locais com acesso gratuito
Aeroportos e cafeterias, por exemplo, costumam ter bastante tráfego e podem ocasionar distrações indesejáveis em sua a videoconferência.
Planeje a reunião
Essa etapa antecede a reunião propriamente dita e é crucial para a definição do que será discutido nela. Para agilizar o processo, é interessante dividir o assunto principal em tópicos, fazendo uma estimativa de quanto tempo será gasto em cada um deles.
Além disso, a pauta da reunião pode ser enviada com antecedência aos participantes, para que estudem os assuntos e se preparem. Isso ocasiona discussões mais dinâmicas e produtivas.
Ainda antes da reunião, escolha quem será o condutor e defina o posicionamento dos participantes, colocando as pessoas mais relevantes próximas às câmeras e microfones. Oriente os demais integrantes para que não haja conversas paralelas que atrapalhem as decisões a serem tomadas.
Cuidado com a posição da câmera
Tenha cuidado com a colocação da câmera e assegure-se de que está mostrando apenas o que você deseja que os participantes vejam.
Não sente na frente de uma janela iluminada pelo sol, pois a maioria das câmeras não consegue lidar com os altos níveis de luz e pode reduzir você a uma silhueta. Além disso, escolha suas roupas com cuidado, pois as cores brilhantes certamente causam distração.
Evite imprevistos com os equipamentos
Na maioria das vezes, não é necessário ter microfones e câmeras muitos caros ou sofisticados para fazer uma boa videoconferência. De qualquer forma, use headsets (fone e microfone) para garantir que, além de imagens, seus interlocutores também recebam áudio de qualidade.
Antes de começar, é fundamental testar todo o equipamento para saber se tudo está funcionando bem. Evite correr o risco de que aconteça uma falha no som ou na imagem justamente no meio da discussão mais importante.
Qualidade da conexão
Você consegue imaginar uma reunião on-line com um cliente que seja interrompida o tempo todo? Ou uma call com colaboradores na qual as diretrizes passadas não sejam entendidas, devido à baixa qualidade da conexão?
Para que o sinal da internet não seja um problema, esqueça o Wi-Fi e conecte o equipamento da sala onde acontecerá a conferência direto na rede com fio. Recomendamos que, para um único stream de 1080p a 30 fps, você use em torno de 1-2Mbits/seg e, de preferência, 4-6Mbits/seg.
Caso essa especificação técnica não tenha feito sentido, faça contato conosco. Vamos simplificar o assunto com o maior prazer.
Como acessar a videoconferência
No caso da contratação de uma plataforma profissional, a exemplo da WebEx Meeting Center – o serviço de videoconferência oferecido pela K2. -, o cliente recebe um link no seu e-mail, e SOMENTE entra na videoconferência por este link. Além disso, só terá acesso à sala se esta estiver aberta pelo organizador da reunião.
De forma análoga, a pessoa somente entra na sala física se o organizador abrir a porta e, mesmo assim, terá que apresentar suas identificações antes de passar pela porta.
Videoconferência grátis
Existem inúmeros serviços gratuitos para a realização de videoconferências, dentre os quais podemos destacar Google Hangouts, Skype, join.me e Appear.in, entre outros.
De fácil manuseio, tais serviços entregam resultados satisfatórios para usuários que não demandam variedade de recursos relativos à estabilidade e à interatividade entre os participantes. Mas um dos principais fatores de diferenciação entre as plataformas gratuitas e as profissionais é o tratamento dado à segurança da informação em tráfego durante a videoconferência.
Segurança da informação em videoconferência
Toda empresa que se utiliza da videoconferência como forma de colaboração remota entre seus profissionais precisa primar pela segurança do tráfego de dados. Afinal, nestas reuniões virtuais circulam informações estratégicas de marcas e negócios, as quais devem estar confinadas a um ambiente onde somente pessoas autorizadas possam acessá-las. É preciso ter cuidado com cópias e visualizações não autorizadas do conteúdo.
Somente a contratação de uma plataforma profissional pode garantir a integridade de todos os dados da sua empresa. Por isso, é fundamental que a prestadora do serviço garanta tecnologia de ponta em suas medidas de segurança, como a criptografia dos dados, entre outras.
Dentre todas as medidas de segurança que podem ser tomadas, destacamos três das mais importantes:
Desligue o recebimento automático de ligações
O recebimento automático de ligações (auto-answer) faz exatamente o que o nome diz: as chamadas são aceitas automaticamente, mesmo se o sistema estiver desligado. Fechar essa porta é o primeiro passo para evitar que pessoas sem autorização entrem no ambiente privado da reunião.
Instale o sistema dentro do firewall da empresa
Sem um firewall corporativo, o sistema de videoconferência é ligado diretamente à internet. É o que acontece quando utilizamos aplicativos gratuitos como Skype, por exemplo.
Esses aplicativos podem parecer vantajosos no início, visto a simplicidade de instalação e de uso que oferecem, mas a verdade é que os riscos que carregam se sobrepõem a isso, uma vez que eles aumentam as chances de que você tenha toda sua rede e seus dados roubados por hackers.
Invista em um sistema criptografado
Ao criptografar os dados da sua videoconferência, você estará tornando quase impossível que hackers decodifiquem qualquer informação confidencial que viaje por ela.
A criptografia também resolve o problema de acesso de pessoas não autorizadas, permitindo que somente aqueles com as aprovações e senhas necessárias participem de sessões específicas.
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Conclusão
Agora que você já tem uma ideia geral sobre como funciona uma videoconferência, é provável que tenham surgido dúvidas de ordem mais técnica.
Caso ainda não se sinta à vontade para realizar uma reunião on-line por conta própria e prefira terceirizar o serviço, a fim de evitar problemas e garantir reuniões com qualidade, convidamos você receber uma demonstração gratuita guiada da ferramenta que vai fazer a sua comunicação remota dar um salto em produtividade e eficiência.
