Um evento híbrido representa a convergência entre o presencial e o virtual, oferecendo uma experiência única que combina participação física e remota. Ao proporcionar maior alcance, flexibilidade e engajamento para todos os envolvidos, este formato tem revolucionado a maneira como os eventos são organizados e experienciados.
A forma como as pessoas e as empresas conduzem reuniões também mudou. Usando vantagens tecnológicas e impulsionadas pela pandemia, sessões virtuais são agora a norma.
No entanto, nem todas as reuniões hoje são realizadas puramente atrás de uma tela de computador. Houve um retorno aos eventos presenciais. Mas, com a conveniência das pessoas poderem participar virtualmente, um novo formato surgiu: os eventos híbridos.
Os eventos híbridos oferecem às organizações e às pessoas a capacidade de atender a todas as necessidades através de reuniões simultâneas presenciais e virtuais. Dessa forma, todos podem participar.
Neste artigo, elaborado a partir do original publicado pela Dacast – parceira de tecnologia da K2. -, discutimos os detalhes de hospedar eventos híbridos para organizadores e como eles diferem dos eventos ao vivo.
Finalmente, também detalhamos como escolher a melhor plataforma de evento híbrido.
Boa leitura!
O que é um evento híbrido?
Um evento híbrido é um evento aberto tanto para participação presencial quanto remota. A participação remota em eventos híbridos geralmente é facilitada por meio de tecnologia de transmissão ao vivo.
Existem dois tipos de eventos híbridos:
Eventos híbridos internos
São eventos realizados dentro da empresa e conectam funcionários em todo o mundo, ou seja, não destinados ao público em geral.
Eventos híbridos externos
São destinados ao público em geral ou a empresas que não sejam a sua própria.
Alguns tipos de eventos híbridos podem incluir conferências, concertos, feiras comerciais e reuniões de assembleia.
Diferença entre eventos virtuais e eventos híbridos
Há muita sobreposição entre eventos virtuais e híbridos. No entanto, há uma diferença importante entre os dois:
Eventos virtuais são totalmente digitais, enquanto os eventos híbridos incluem tanto a presença presencial quanto remota.
Eventos virtuais geralmente são menos caros do que eventos híbridos, uma vez que não requerem um local especial ou fornecedores extras que a parte presencial de um evento híbrido exigiria.
No entanto, para radiodifusores que desejam hospedar um evento um pouco mais prático e envolvente, um evento híbrido com pelo menos alguma interação presencial seria uma melhor opção.
Como hospedar um evento híbrido
Para o radiodifusor, hospedar um evento híbrido requer um pouco mais de planejamento e preparação do que um evento que é apenas presencial ou online.
Vamos percorrer os passos que você precisa seguir para dar vida ao seu evento híbrido.
1. Planeje a parte presencial
Se você é um coordenador de eventos, já sabe como isso funciona. Se você é novo no planejamento de eventos, há algumas coisas principais a serem observadas.
▶️ Em primeiro lugar, determine quando e onde o evento será realizado. Se você estiver alugando um local, certifique-se de reservar o espaço com antecedência suficiente. Em seguida, confirme todos os participantes, sejam eles artistas, painelistas ou palestrantes.
▶️ Contrate todos os fornecedores e certifique-se de obter todas as licenças necessárias.
▶️ Determine a capacidade do seu local e descubra quanto você precisa cobrar pelos ingressos para alcançar o lucro desejado. Você também precisará escolher uma plataforma de venda de ingressos.
▶️ Ao navegar por esse processo, documente tudo. Acompanhe quem é responsável por quê, quanto as coisas custam e como cada pessoa essencial pode ser contatada. Certifique-se de ter opções de backup para cada peça móvel.
2. Planeje a parte virtual
Como você já tem os principais detalhes planejados, essa parte é mais fácil.
▶️ Determine quantos participantes virtuais você planeja hospedar e quanto cobrará deles pela “entrada”. Além disso, descubra como você distribuirá informações sobre a transmissão aos participantes, como links e credenciais de login.
▶️ Planeje o layout da sua configuração de transmissão. Pense em quantas câmeras você precisa e onde irá colocá-las em seu local. Considere também a iluminação e as configurações de áudio.
3. Invista em equipamentos e ferramentas
Transmitir um evento híbrido requer o suporte de equipamentos de captura, como câmeras e microfones.
▶️ Dependendo da escala do seu evento, suas necessidades de câmera podem variar de uma webcam básica a uma filmadora profissional.
▶️ Quando se trata de equipamento de áudio, isso dependerá da natureza do seu evento. Microfones de mão podem ser suficientes, ou microfones de lapela podem ser uma opção melhor. Outras configurações que capturam o som de um grupo de pessoas podem ser mais apropriadas.
▶️ Além do equipamento de captura, você precisará de um codificador (encoder). Este é um dispositivo que converte seus arquivos de vídeo de RAW para digital. Você pode escolher entre codificadores de hardware ou software.
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4. Escolha uma plataforma de vídeo online
Uma plataforma de vídeo online de qualidade profissional é essencial para transmitir a parte virtual do seu evento híbrido. Este é o software de transmissão de vídeo que você usará para hospedar, gerenciar e entregar suas transmissões.
Discutiremos com mais detalhes quais recursos procurar ao escolher a melhor plataforma de vídeo virtual para hospedar seu evento híbrido mais tarde neste post.
5. Configure sua transmissão
Você precisará configurar o equipamento em seu local e conectar todas as suas fontes à sua plataforma de vídeo online.
Além de configurar seu software e equipamento de transmissão, você precisará nomear alguém para operar a transmissão. Se você não tiver pessoas em sua equipe que possam ajudar com isso, talvez precise contratar pessoas para operar suas câmeras, produzir e monitorar a transmissão.
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6. Faça um teste
Certifique-se de reservar um tempo para realizar um teste antes de iniciar sua transmissão para que você possa detectar quaisquer problemas em sua configuração antes de ir ao vivo. Execute sua transmissão completa pelo menos uma vez.
Se houver um elo particularmente fraco, como uma bateria que descarrega rapidamente ou um cabo que poderia ser facilmente deslocado, resolva-o. Tenha baterias ou equipamentos sobressalentes a mão que possam ser facilmente implantados se o equipamento inicial falhar.
Também é uma boa ideia testar sua conexão com a internet. Uma boa velocidade de upload para transmissão é o dobro da largura de banda que você pretende usar. Tipicamente, uma velocidade de upload de 672 kbps a 61,5 Mbps é suficiente.
Você pode testar sua internet pesquisando “teste de velocidade da internet” no Google e clicando no botão “EXECUTAR TESTE DE VELOCIDADE” no primeiro resultado.
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7. Inicie a transmissão
Depois de confirmar que sua configuração está funcionando conforme planejado, é hora de começar a transmitir. Na maioria das plataformas, isso é tão fácil quanto clicar no botão “Iniciar Transmissão”.
Dependendo da natureza do seu evento, você pode começar sua transmissão um pouco antes do início do evento para garantir que todos os participantes estejam instalados assim que você se apresentar. Algumas plataformas de vídeo online permitem adicionar uma “sala de espera” ou exibir uma contagem regressiva.
Escolhendo a melhor plataforma de evento híbrido
Existem algumas características específicas a serem procuradas ao escolher uma plataforma para hospedar seu evento híbrido.
Embora algumas características sejam mais importantes do que outras, há alguns recursos de transmissão que a maioria dos streamers de eventos híbridos considerará úteis.
Dito isso, aqui estão algumas características que você deve considerar ao escolher a melhor plataforma de evento híbrido para sua transmissão.
Monetização
Muitos coordenadores de eventos vendem ingressos para seus eventos, e eventos híbridos não são diferentes. Se você planeja cobrar pela entrada no seu evento híbrido, as ferramentas de monetização de vídeo são essenciais.
Os três principais tipos de monetização de vídeo são anúncios, assinaturas e pay-per-view. Ao monetizar sua transmissão de evento híbrido, o pay-per-view, às vezes chamado de “vídeo sob demanda transacional” ou “TVOD”, é a melhor opção.
Nem todas as plataformas de vídeo virtual estão equipadas com suporte para todos os métodos de monetização, então certifique-se de procurar suporte dedicado ao pay-per-view.
Transmissão white label
A transmissão white label e a personalização de marca são muito importantes para transmissões no nível profissional. Escolher uma solução de transmissão com esses recursos permite eliminar anúncios e branding de terceiros, o que ajuda a criar uma experiência de visualização sem distrações.
Além disso, certifique-se de que a solução de transmissão escolhida dá suporte à personalização de marca (ex: personalizar o seu player de vídeo para exibir sua marca).
Privacidade e segurança
Essencial para transmissões profissionais, especialmente quando você está hospedando um evento importante.
Algumas ferramentas de privacidade e segurança incluem proteção por senha, criptografia DRM, restrições geográficas e restrições de domínio.
Suporte ao cliente 24/7
A transmissão ao vivo é um processo altamente técnico e, às vezes, as coisas dão errado. É por isso que é importante escolher uma solução de transmissão que inclua suporte ao cliente 24/7.
Custo-benefício
O custo de hospedar um evento híbrido pode aumentar rapidamente se você não tomar cuidado. Isso ocorre porque a largura de banda pode ser cara e o acesso aos recursos de que você precisa pode ter um custo adicional.
Opte por uma plataforma de transmissão de vídeo que seja transparente sobre preços e taxas, para que você saiba exatamente quanto vai custar antes de começar a transmitir.
Benefícios dos eventos híbridos
Aqui estão alguns dos benefícios que você obterá ao hospedar eventos híbridos.
Maior frequência e alcance ampliado
Ao dar flexibilidade ao seu público para participar tanto pessoalmente quanto virtualmente, você atrai uma audiência mais ampla e obtém uma frequência maior. Um evento híbrido reduz a barreira de entrada para diferentes demografias.
Maior engajamento
Eventos híbridos oferecem mais formas para o seu público se envolver com o seu evento. O componente virtual aumenta suas taxas de engajamento, uma vez que seu público pode curtir, comentar, compartilhar, participar de enquetes e muito mais.
Melhores oportunidades de patrocínio
Devido ao alcance e às taxas de engajamento aumentadas, os patrocinadores têm mais probabilidade de se interessar por eventos híbridos do que por qualquer outro. Também existem mais itens que eles podem patrocinar, como transmissões ao vivo e aplicativos de eventos.
Insights valiosos
Com um evento híbrido, você pode rastrear mais métricas e obter insights úteis. Por exemplo, além de saber quantas pessoas compareceram ao seu evento, você também pode rastrear seu engajamento, quando elas saíram do evento etc.
Conclusão
Hoje, hospedar eventos híbridos proporciona às organizações a melhor maneira de expandir seu alcance. Com o formato híbrido, mais participantes, tanto públicos locais quanto remotos, podem participar.
Embora hospedar um evento híbrido bem-sucedido exija mais planejamento e preparação do que um evento exclusivamente virtual ou presencial, os resultados devem valer o esforço.
Para garantir que você forneça aos seus participantes um evento híbrido fantástico, você precisa de uma plataforma de hospedagem de vídeo profissional e completa.
A K2.Live é uma solução poderosa com todos os recursos de que os organizadores e coordenadores de eventos precisam para hospedar um evento híbrido bem-sucedido.
Ao transmitir com a K2.Live, você obtém uma plataforma de nível profissional com uma ampla variedade de ferramentas avançadas de transmissão e suporte dedicado à transmissão.
Essas são algumas das vantagens oferecidas pela K2.Live:
▶️ Relatórios de consumo
A plataforma oferece as principais métricas de streaming ao vivo listadas neste artigo. O painel de controle apresenta informações essenciais sobre a qualidade do streaming, número de visitantes únicos, novos usuários e tráfego do servidor, possibilitando uma análise personalizada por data (dia, semana ou mês).
▶️ Transmissões ininterruptas
Ao contrário de plataformas convencionais, como YouTube, Facebook e Instagram, a K2.Live assegura que as transmissões não serão bloqueadas por questões de política de uso e direitos autorais.
▶️ Reprodução inteligente
A K2.Live utiliza um player adaptativo que se ajusta à velocidade da conexão dos espectadores. Isso garante experiências memoráveis, independentemente da qualidade da conexão, resultando em transmissões sem travamentos ou carregamentos lentos de vídeos (buffering).
Enfim, ao escolher a K2.Live como plataforma de transmissão ao vivo, você pode usufruir de uma solução completa e avançada para suas necessidades de streaming. Com ênfase na segurança, qualidade, personalização e estabilidade, a K2.Live se posiciona como uma opção diferenciada no mercado de transmissões online ao vivo.
Solicite uma demonstração gratuita guiada da K2.Live para ver na prática como a plataforma pode qualificar as suas transmissões ao vivo.
E se tiver qualquer dúvida sobre o conteúdo que abordamos, entre em contato e faça as suas perguntas. Nosso time de especialistas está aqui para ajudar. 🤝
