Atualmente, os eventos corporativos online são a saída para empresas que precisam juntar gestores e colaboradores em um grande encontro, seja ele para treinamentos, lançamentos de produtos / serviços ou reuniões para análises de resultados e tomadas de decisões. Com a COVID-19, os profissionais não devem se aglutinar no mesmo espaço físico, mas também não podem deixar de ser reunir.
Como muitas empresas estão enfrentando uma mudança repentina da força de trabalho presencial para a remota pela primeira vez, devido aos efeitos da COVID-19 em escala global, a realização de eventos que envolvam todos os colaboradores – e que geralmente exigem que especialistas ou liderança façam apresentações pessoalmente – se tornou um grande gargalo. Informações importantes que precisam chegar ao seu destino às vezes não podem simplesmente ser compartilhadas por e-mail.
Então, o que você faz quando não consegue reunir todo mundo?
A transmissão ao vivo de um evento corporativo é mais fácil do que você pensa e pode até economizar dinheiro em comparação com reuniões pessoais. Este é um investimento tecnológico importante para preparar sua empresa para o futuro e garantir que toda a sua força de trabalho possa participar, independentemente de sua localização.
Aqui estão as etapas mais importantes a serem seguidas e os recursos técnicos de que você precisará para transmitir ao vivo seu próximo evento, elencados pela Sprout Video.
Planejamento de eventos corporativos online
Os eventos online simplesmente viraram o planejamento regular dos encontros presenciais de ponta-cabeça: em vez de trazer todos para um local específico, você leva o evento até eles. A chave para fazer eventos corporativos online de sucesso é garantir a segurança e o acesso a todas as pessoas interessadas.
Leve os eventos corporativos online até as pessoas, garantindo a segurança dos dados e a acessibilidade. Fonte: GIPHY.
Agora vamos ver as partes que compõem esse planejamento.
#1. Seleção do local
O local é onde você vai compartilhar o seu vídeo. A landing page (página de destino) do seu evento pode ser apenas um vídeo ou um site inteiro contendo várias transmissões. Tudo depende da natureza do encontro.
O local adequado para compartilhar o evento pode ser no seu próprio site, na intranet da empresa ou em uma página de destino ou microsite hospedado por terceiros. Cada opção tem implicações para a privacidade do vídeo e o acesso do usuário.
Compartilhar no seu site ou na intranet
Se o seu público é composto exclusivamente por funcionários com acesso à intranet da sua empresa ou à uma área segura com login e senha, incorporar as transmissões ao vivo no seu site é provavelmente a melhor opção. Dessa forma, os participantes simplesmente se conectam ao portal do funcionário para ver os vídeos do evento.
Muitos eventos internos de empresas cobrem informações que devem ser mantidas em sigilo. Embora publicar o conteúdo em uma intranet limitará seu público aos funcionários existentes, existem etapas extras que você pode realizar para garantir que o código de incorporação do vídeo não seja compartilhado além da sua intranet e que os vídeos só carreguem para funcionários com conexões aprovadas.
Por exemplo, uma lista de permissões de domínios o habilita a especificar os sites onde seus vídeos podem ser carregados e reproduzidos. Se alguém tentar compartilhar o código de incorporação do vídeo em outro site, não funcionará. Os códigos de incorporação assinados são uma opção semelhante e tecnicamente mais avançada.
Para ter ainda mais segurança, você pode restringir o acesso a um endereço IP específico ou um intervalo de endereços IP. Em outras palavras, se o evento for apenas para pessoas conectadas a uma VPN ou IP da empresa, isso duplica a segurança e garante que toda pessoa sem uma conexão aprovada não será capaz de carregar o vídeo do evento.
Landing page ou microsite de terceiros
Se for necessário permitir que pessoas de fora de organização acessem seus vídeos, você pode compartilhar a transmissão fora de sua intranet ou site. Nesse caso, é necessário explorar opções de hospedagem de terceiros para compartilhar seu evento.
Você encontra todos os requisitos de segurança citados anteriormente na plataforma de transmissão ao vivo K2.Live.
#2. Participantes
Para os participantes, você precisa pensar em todo o fluxo do evento online. Pode ser simples como enviar um link para toda a sua equipe, criar uma lista específica para o evento ou pedir que os participantes se inscrevam.
Se o seu evento é só para funcionários e você já tem sua lista, ótimo. Caso contrário, pode ser necessário criar uma página de destino com um formulário de registro para construir sua lista.
Depois de ter sua lista de participantes, eles precisam saber os detalhes mais comuns do evento, incluindo hora de início, tempo de duração, palestrantes, tópicos e a URL onde o vídeo será compartilhado. Às vezes, essas informações são incluídas na página inicial do evento ou no microsite, mas também podem ser compartilhadas em um convite de calendário, e-mail ou PDF.
Você também pode fornecer orientações sobre os requisitos de velocidade da Internet ou recomendações do navegador, se for o caso. Já a contratação de uma plataforma profissional de hospedagem de vídeo garantirá a compatibilidade do navegador e adaptará automaticamente o stream para as velocidades de conexão dos participantes. Portanto, é improvável que esses elementos causem impacto na sua transmissão.
Finalmente, se o evento da sua empresa requer que qualquer software seja baixado e instalado para visualização, o ideal é fazer com que os participantes o manuseiem com antecedência.
#3. Apresentadores
Para os apresentadores, embora não precise se preocupar com atividades relacionadas às viagens, você deve pensar nas necessidades de tecnologia para a participação no evento. Algumas pessoas podem precisar de câmeras, microfones, tripés ou até mesmo de um notebook emprestado. Devido à escassez de estoque e prazos de remessa prolongados, quanto mais cedo você puder avaliar o equipamento necessário, melhor.
Antecipe as necessidades dos apresentadores. Assim, na hora fica tudo mais fácil. Fonte: GIPHY.
Se você não tiver certeza do equipamento exato a ser usado, confira o artigo Como se faz uma transmissão ao vivo – o guia completo.
Se não for possível colocar os apresentadores a falar ao vivo durante o evento, você ainda pode transmitir vídeos pré-gravados como parte da transmissão ao vivo. Peça a qualquer pessoa que não possa comparecer ao evento principal para filmar sua parte com antecedência. Para certas mensagens importantes, isso pode até ser preferível, por permitir a edição e assim proporcionar uma produção de maior qualidade.
Caso alguns apresentadores se sintam inseguros, eis aqui 15 dicas para enfrentar o medo da câmera.
#4. Agendamento
Assim como os eventos presenciais, a programação deve ser uma das principais prioridades quando se trata de planejar eventos corporativos online. Você e sua equipe precisam fazer um cronograma concreto, ao qual possam recorrer durante os estágios de planejamento, execução e pós-evento.
Normalmente, isso inclui as etapas de comunicações de pré-lançamento, o próprio evento, resultados, comunicações pós-evento e outras mais. Especialmente no caso de uma força de trabalho remota em sua maioria, uma programação sólida manterá todos coordenados e no caminho certo.
Se possível, reserve um tempo para várias rodadas de prática com seus apresentadores para corrigir quaisquer falhas na configuração da transmissão com antecedência. Quanto mais ensaios você conseguir inserir, mais suave será o processo no grande dia.
#5. O evento em si
Agora que você já tem definidos a localização, os participantes e os apresentadores, é hora de lançar o evento da sua empresa.
Para ir ao ar, você precisa dos feeds de vídeo e áudio dos apresentadores, do software de codificação (encoder) para permitir que você misture as diferentes fontes de vídeo e uma plataforma de hospedagem de vídeo que suporte a transmissão ao vivo.
Com a K2.Live você primeiro configura suas fontes de vídeo no software de codificação de sua escolha (um dos mais populares é o OBS, mas existem muitos outros). Em seguida, você cria na plataforma uma nova transmissão ao vivo e define suas configurações para incorporação ou compartilhamento em uma página de destino. Depois é preciso adicionar sua chave de fluxo e URL RTMP às configurações do software de codificação.
Complicou? Não se preocupe. Solicite uma demonstração gratuita da K2.Live e nós mostraremos como funciona o processo.
Finalmente, depois que seu player de transmissão ao vivo for publicado e compartilhado com os participantes, você estará pronto para ir ao ar.
#6. Pós-evento
Depois de o evento ter acontecido, você precisará sentar e repassar como foi o processo inteiro. Normalmente, uma reunião com os organizadores pode ser muito útil. O objetivo é dissecar e investigar o que deu errado, o que deu certo e como você pode melhorar o desempenho daqui para frente.
Outra prática pós-evento importante é pesquisar os participantes e apresentadores para obter feedbacks sobre suas experiências. Isso o ajudará a identificar quaisquer problemas que seu público ou palestrantes encontraram e apontar as áreas que precisam de melhorias para a próxima vez. Essa pesquisa pode ser tão simples quanto enviar algumas perguntas para todos por e-mail ou usar opções gratuitas como o Google Forms.
Nada melhor do que o bom e velho feedback das pessoas envolvidas para saber o que melhorar nos próximos eventos online. Fonte: GIPHY.
Além de revisar o evento em si, você também precisa dar uma olhada nos números de desempenho do vídeo durante a transmissão. Com a K2.Live, você não apenas obtém relatórios em tempo real durante sua transmissão como também tem acesso a análises e métricas de engajamento do stream imediatamente após o seu término.
Por fim, se alguém perdeu o evento ao vivo, compartilhe a gravação com os participantes. Se qualquer edição do vídeo for necessária, você pode baixar a transmissão ao vivo gravada e substituí-la pela versão editada quando estiver pronta, sem precisar compartilhar um novo link ou atualizar o código de incorporação.
Conclusão
Mudar um evento do formato presencial para o virtual não é tão complicado quanto pode parecer no papel. E você pode ter certeza: essa transição apresenta mais prós do que contras. A economia de recursos é uma das principais vantagens.
A identificação do público é o primeiro passo. Saber se serão convidados somente os colaboradores ou se serão atraídas pessoas de fora da empresa já define o tipo de local onde irá acontecer o evento. Assim como o nível de segurança exigido para as informações veiculadas irá definir a necessidade da contratação de uma plataforma profissional.
Como o seu negócio está lidando com a transição dos eventos presenciais para os remotos? Você já deu esse passo ou está se preparando para dar? Compartilhe a sua experiência nos comentários abaixo.
Convidamos você a fazer uma demonstração gratuita da K2.Live, a nossa plataforma profissional para transmissões ao vivo. Você vai ver na prática o quanto essa ferramenta pode facilitar a realização do seu evento online. Preocupe-se apenas com o evento em si. Fazer com que ele chegue até o seu público e ocorra sem nenhum problema é nossa responsabilidade.
