Seja para a definição de processos, ações ou decisões da equipe, reuniões são fundamentais na rotina de qualquer organização. E essa prática também é essencial para a manutenção do relacionamento entre a sua empresa e clientes, assim como é impossível fechar novas parcerias sem uma reunião.
Vamos para as dicas!
1. Defina as pessoas chaves que devem participar
Assim como para você, o tempo também voa para as outras pessoas, por isso seja criterioso. Ao agendar uma reunião, avalie criteriosamente se todos os convocados serão realmente necessários e se todos têm real voz ativa no processo decisório ou informativo da reunião.
Lembre-se: quanto mais pessoas, maiores as chances de haver dispersão. Entenda que uma pessoa deve ser capaz de repassar as informações discutidas para sua equipe, então convoque apenas colaboradores chave que irão garantir que a comunicação seja difundida para o resto da equipe de forma eficaz.
2. Faça uma pauta antes de cada reunião
Se você não organizar os assuntos que devem ser abordados, as chances desse encontro perder o foco são altíssimas. Liste — pode até ser em formato de check list — tudo que deve ser falado e resolvido na reunião, e envie essa pauta aos envolvidos. Assim todos chegarão preparados e você otimizará o tempo do encontro.
É importante também que a lista esteja na ordem da sequência real que o encontro deve acontecer. Se for necessário separe, no fim de cada assunto, alguns minutos para o esclarecimento de dúvidas ou opiniões. Dessa forma todos participarão, e, ao final do tempo reservado para discussão, você passará para o próximo tema da pauta deixar sem pendências.
3. Seja um mediador inteligente
Se a reunião foi solicitada e organizada por você, tenha em mente que a responsabilidade pela produtividade do encontro também é sua. Se você escolheu as pessoas chaves, fez um check list e comunicou com antecedência todos os envolvidos, seu trabalho agora é fazer com que a pauta seja cumprida.
É normal que as pessoas fujam dos temas propostos, por isso esteja atento ao tempo, à fala e aos pontos levantados por cada um. Certifique-se que todos tenham voz, mas sejam práticos e diretos ao abordar os assuntos listados, inclusive você.
4. Pratique a escuta ativa
Essa dica é excelente para todos os gestores e deve ser colocada em prática em todos os momentos, além das reuniões. É comum o hábito de ouvir locutor enquanto você já pensa em uma possível resposta, ou sua atenção estar em qualquer coisa além da mensagem que está sendo passada.
Contudo, se você escuta com concentração, a comunicação torna-se clara e os erros de interpretação são evitados.
5. Seja aliado da tecnologia
Essa grande facilitadora dos dias atuais também pode ser uma forte parceira na hora das reuniões. Ferramentas de comunicação online e vídeo conferência são excelentes opções para a realização de reuniões à distância.
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Trânsito, deslocamento, rotina agitada, viagens e localização de diferentes membros da conferência são algumas situações que fazem com que as pessoas optem por esse tipo de encontro. E não deixe de falar com um de nossos consultores!