A videoconferência se tornou rapidamente uma das ferramentas mais eficientes para comunicação e treinamento empresarial. Nos últimos anos, o avanço das tecnologias aplicadas a esse meio de comunicação tem contribuído para que mais empresas tenham acesso e realizem videoconferências de sucesso.
Por meio da transmissão de imagem e som em tempo real, conectar-se com parceiros, clientes e funcionários, em qualquer lugar do mundo e com qualidade e eficiência já deixou de ser imaginação e se transformou em realidade.
Além disso, com preços mais competitivos e o suporte de empresas especializadas, ficou muito mais fácil ter uma estrutura dedicada a reuniões por meio de vídeo pela internet.
Então, para você que pretende não apenas economizar, mas se comunicar melhor utilizando essa tecnologia, preparamos estas 6 dicas para te ajudar a fazer videoconferências de sucesso. Continue lendo este post e confira!
1. Ao fazer videoconferências, escolha uma plataforma dedicada
Como dissemos, a videoconferência encurta distâncias, permitindo que as empresas criem ambientes de trabalho mais flexíveis e produtivos.
Mas, para que tudo saia como planejado, é importante investir em uma plataforma dedicada, que é mais segura e dispõe de recursos que se adequam melhor às suas necessidades.
Sem dúvidas, os benefícios e diferenciais desse tipo de ferramenta compensam o investimento, principalmente quando se observa os ganhos de produtividade e a otimização do tempo dos participantes.
A critério de exemplificação, podemos citar a compatibilidade com dispositivos móveis, por exemplo. Afinal, hoje em dia, o empreendimento que sabe utilizar as funcionalidades dos smartphones a seu favor, se destaca no mercado.
Atualmente, uma forma muito eficiente de resolver possíveis incompatibilidades é utilizar serviços na nuvem como o WebEx. A vantagem é que nenhum software precisa ser instalado; basta que os participantes se conectem a uma plataforma web e pronto, já podem iniciar a videoconferência.
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Portanto, para que o encontro virtual aconteça de maneira satisfatória, utilize — e recomende a seus parceiros — uma plataforma dedicada.
2. Priorize o uso de uma boa internet banda larga
Uma videoconferência de sucesso tem mesmo a capacidade de simular que todos os participantes se encontram no mesmo ambiente. Isso porque a alta qualidade da imagem e do som contribuem para uma reunião mais dinâmica e participativa.
Contudo, saiba que a capacidade da banda larga é um dos itens que mais interferem para o sucesso desse contato. Como estamos falando de alta qualidade de imagem e áudio trafegando pela internet, é fundamental que a conexão seja de alta velocidade.
Nesse aspecto, é importante frisar que ambos os lados precisam ter acesso a uma conexão de internet de qualidade, e com pouca oscilação, pois precisam se ver e ouvir de forma satisfatória e igualitária.
Algumas empresas chegam até a fazer uso de links dedicados — uma banda larga exclusiva que garante o máximo de qualidade para videoconferências. Se tiver a oportunidade, não deixe de analisar essa opção.
3. Use a mobilidade a seu favor
Não há como não associar esse tipo de ferramenta ao conceito de mobilidade. Trata-se de um dos grandes diferenciais e possibilidades a serem exploradas pelas organizações que fazem uso de transmissões via internet.
Vivemos em uma era onde toda pessoa carrega consigo pelo menos um aparelho inteligente, então, nada mais natural do que desenvolver tecnologias de videoconferência com foco nesse nicho.
Além disso, utilizar um recurso tão democrático e flexível quanto o smartphone é uma estratégia inteligente e muito eficiente de tornar o processo de decisões em seu negócio mais rápido e eficaz.
Assim, informações podem ser compartilhadas, problemas solucionados e reuniões realizadas; tudo à palma da sua mão!
Quanto a isso, a Avaya — empresa que fornece sistemas para comunicação corporativa — estima que, em um futuro breve, 80% das videoconferências serão feitas a partir de smartphones.
Contudo, é importante lembrar: não basta apenas dispor desse tipo de aparelho. Ter softwares dedicados, que garantem segurança e privacidade também são imprescindíveis.
4. Planejamento: o segredo para videoconferências de sucesso
Grosso modo, fazer uma videoconferência não é diferente de uma reunião tradicional — o que significa que um bom planejamento é necessário para que tudo ocorra de maneira satisfatória.
Então, vá preparado: escolha um ambiente adequado, procure saber quem estará presente na reunião e enumere algumas perguntas que você precisa que sejam respondidas. Além disso, prepare bem o local, assegurando que todas as pessoas estarão confortáveis e visíveis a todos.
E tenha em mãos a pauta da reunião e os temas que serão abordados. Aliás, é importante transmitir essas informações ao grupo logo no início do contato, evitando, assim, a perda de objetividade.
O planejamento é fundamental para a concretização de uma boa reunião online, já que lhe ajudará a se concentrar nos seus pontos de interesse, permitindo que os participantes se mantenham focados. Maximizando, assim, os resultados alcançados.
5. Não descuide da iluminação
Pode não parecer, mas a iluminação do ambiente escolhido para a realização da videoconferência também é um aspecto que merece a devida atenção. Afinal, como estamos nos referindo a um sistema de captura de imagens, é fundamental que haja luz suficiente para que os participantes apareçam bem no vídeo.
Já imaginou não conseguir visualizar adequadamente o seu interlocutor? Isso pode gerar desconforto e confusão, causando uma queda na eficiência da reunião.
Por isso, é comum que as empresas utilizem salas preparadas especialmente para tal finalidade, que já possuem um eficiente sistema de iluminação. O que reduz drasticamente esse problema.
Por outro lado, quando há uma pessoa participando de maneira remota — por meio de um tablet ou smartphone, por exemplo — é interessante que ela utilize uma fonte de luz auxiliar. Pode ser até mesmo um abajur; o importante é não destoar dos demais participantes.
6. Fique atento aos microfones
Por fim, outro fator determinante para que a reunião por videoconferência flua naturalmente é a qualidade do áudio — que é mais importante, até mesmo, do que uma imagem em alta resolução. Portanto, é fundamental que os microfones estejam funcionando adequadamente.
De modo geral, não dispor de um bom áudio inviabiliza o contato. Então, verifique tais aparelhos antes de iniciar a videoconferência, realizando testes para que a voz de todos os participantes seja enviada e recebida em todos os ambientes.
Além disso, é importante observar se o local de onde é realizada a transmissão é silencioso e adequado, pois ruídos externos também podem interferir no andamento da reunião.
Enfim, com vimos, é possível ter acesso a uma estrutura muito eficiente por meio de práticas simples, possibilitando que pequenas e grandes empresas operem de qualquer lugar graças às videoconferências de sucesso.
E, por se tratar de uma tecnologia em expansão, mesmo que não faça parte da realidade de seu negócio, é importante que se avalie seus benefícios. Principalmente em um mundo em que, cada vez mais, barreiras geográficas não são mais empecilhos para o crescimento empresarial.
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